Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen

Per Quantensprung zum OZG

Herausforderung

Das Ziel hatte sich die hessische Gemeinde Hofbieber schon frühzeitig ins Programm geschrieben: ein digitales Rathaus zu realisieren, in dem mit Hilfe der Informationstechnologie die Prozesse zwischen Verwaltung, Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen optimal ablaufen. Der Status als OZG-Modellkommune ist dabei einer der Schritte auf diesem Weg. Hier bringt sich die 6.000-Einwohner-Gemeinde mit innovativen Ansätzen für die Digitalisierungsprozesse des Landes Hessen ebenfalls engagiert ein.

Insbesondere mit Blick auf das Onlinezugangsgesetz (OZG) hat Hofbieber seine Maßnahmen auf die drei Säulen Finanzsoftware, Dokumenten Managementsystem und Geoinformationssystem gestellt. Nach Ansicht von Fachbereichsleiter Rüdiger Ratz ist dies „Voraussetzung, um einen durchgängig digitalen Prozess bis hin zum Bürgerpostfach gestalten zu können.“

Lösung

 Ein nach eigenen Angaben „Quantensprung“ im Projekt fand dabei Anfang 2021 durch die Umstellung auf Infoma statt – konnten doch mit dem Vorverfahren bis dato keine digitalisierten Prozesse abgewickelt werden. Mit der auf modernster Technologie basierenden Software verfügt der Luftkurort in der Rhön nun über eine zukunftsorientierte Lösung für alle im Zusammenhang mit dem Finanzwesen stehenden e-Prozesse. So konnte u.a. durch den Einsatz des elektronischen Rechnungsworkflows nicht nur die Rechnungsbearbeitung komplett auf digitale Füße gestellt werden. Vielmehr lassen sich nun auch die eRechnungsdaten aus jedem Format strukturiert aufbereiten, intelligent anreichern und durch inhaltliche Mehrwerte ergänzen, wie z.B. durch Vorschläge aus historischen Buchungsdaten für eine aktuelle Kontierung. Davon profitieren auch die Unternehmen. Aufgrund des vollautomatisierten Vorgangs sind die Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlbarmachung deutlich schneller.

Über mehr Komfort und Service bei den kommunalen Dienstleistungen können sich auch die Bürger:innen freuen. Sie haben künftig die Möglichkeit, ihre Zahlungsaufforderungen, z. B. Steuerbescheide bzw. die Verwaltungsdienstleistungen, bequem, schnell und sicher online zu begleichen.

Dabei ist allen digitalen Prozessen aus den einzelnen Fachverfahren eines gemeinsam: Sie werden in einer eAkte zusammengeführt und zur revisionssicheren Archivierung an das angebundene Dokumentenmanagementsystem übergeben.

Teil der digitalen Prozessabwicklung ist künftig auch der Bauhof der Gemeinde Hofbieber. Für Rüdiger Ratz ist dies ein besonders innovatives Beispiel:

Wir können nun von der Auftragsabwicklung über die Zeiterfassung bis zur tagesgenauen Fakturierung in einem Fachverfahren durchgängig arbeiten. Wir müssen uns also nicht wie vorher mit Schnittstellen und Insellösungen auseinandersetzen.

Auch eine verbesserte Finanzsteuerung des Bauhofs ist hierdurch sichergestellt.

In Kürze sollen mit Hilfe von auf Smartphones oder Tablets installierten Apps die Abläufe in der Auftragsabwicklung weiter vereinfacht werden. Wie beispielsweise mit der mobilen Objektkontrolle. Sie ermöglicht im Zuge der Betreiberverantwortung eine fachlich korrekte und vollständige Prüfung der Objekte vor Ort. Alle Werte inklusive dem vorgefundenen Status werden automatisch an Infoma übermittelt.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung in der Verwaltung wurden auch die politischen Entscheidungsträger in die durchgängige Prozesskette einbezogen. Sie haben direkten Zugriff auf Informationen zur Haushaltsplanung oder zu aktuellen Finanzkennzahlen etc. aus der Finanzwirtschaft.

Nutzen

Derzeit wird Infoma intern von 28 Anwender:innen genutzt, die mit der Systemumstellung vollauf zufrieden sind. Denn das erste Ziel des komplexen Projekts ist bereits erfüllt: Mit dem neuen Verfahren konnten die Verwaltungsabläufe so optimiert werden, dass sich unter anderem durch die Entlastung von Routinetätigkeiten der Arbeitsalltag weitaus effizienter gestaltet.

Dennoch laufen die Planungen der Verantwortlichen bereits weiter. So will man in Hofbieber mit dem interkommunalen Vergleichssystem (IKVS) durch mehr Transparenz eine bessere Aussagekraft zu Investitionsentscheidungen treffen können. Und nicht zuletzt sieht die nächste Phase eine weitere Aktualisierung des elektroni­schen Bürgerservice auf Basis des Online-Bezahlsystems vor. Dafür wird derzeit das Schwimmbad auf ein Onlinebuchungs- und Kassensystem umgestellt. Die Onlinebezahlmöglichkeiten sollen mit Hilfe der Finanzsoftware durchgängig bis zur Kasse gestaltet sein.

Ein weiteres Ziel ist, die Bescheide nach OZG-Vorgaben über die kommunale Prozessplattform Civento in das digitale Bürgerpostfach zuzustellen. In Hessen soll Bürger:innen und Unternehmen die Möglichkeit eingeräumt werden, die Verwaltungsdienstleistungen ohne Medienbrüche behörden- sowie verwaltungsübergreifend online abzuwickeln. Alle Verwaltungsdienstleistungen (Land, Kommune und mittelfristig auch Bund) sollen über einen einheitlichen Zugang erreicht und unter Nutzung der gleichen Identifizierungskomponente – dem Nutzerkonto in Hessen – abgewickelt werden können.

Weitere, komplett online zu erledigende Dienstleistungen sind geplant, darunter die OZG-Leistungen mit raumbezogenem Datenbezug, z. B. Sondernutzungsrecht, Mängelmelder, etc. Damit begegnet die Gemeinde Hofbieber den steigenden Ansprüchen an ein virtuelles Rathaus mit sowohl hoher Bürger- als auch Mitarbeiterorientierung.

Nach mehr als einem Jahr mit dem neuen Finanzwesen und einem fortlaufenden Digitalisierungsprozess zieht Rüdiger Ratz ein positives Fazit:

Wir haben die Herausforderungen, die der Wechsel auf ein anderes, leistungsstarkes Verfahren mit sich bringt, gut gemeistert. Aber vor allem sind wir unserem Ziel schon sehr viel nähergekommen, durch innovative Lösungen den wachsenden Anforderungen der Digitalisierung hinsichtlich der Umsetzung des OZG zu begegnen.“