Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal / Hessen

Drei Kommunen – ein Finanzwesen

Herausforderung

Alle unter einen Hut zu bringen, ist manchmal eine schwierige Angelegenheit – gleich ob im persönlichen oder im geschäftlichen Bereich. Denn es gilt, unterschiedliche Interessen und Ziele zur Zufriedenheit der Beteiligten zu berücksichtigen. Dass ein solches Vorhaben aber erfolgreich funktionieren kann, zeigt das Beispiel der drei bis dato selbstständigen hessischen Kommunen Gemeinde Ehrenberg (Rhön), Marktgemeinde Hilders und Stadt Tann (Rhön). Gemeinsam gründeten sie 2019 den Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal (GVV). Das Ziel: Durch die interkommunale Zusammenarbeit die Daseinsvorsorge für die Bürgerinnen und Bürger im gewohnten Maß weiter aufrechterhalten zu können. Dafür übernimmt das Fachpersonal des Verbands nun zentral Aufgaben im Haushalts- und Kassenwesen sowie im Personal- und Standesamtswesen. So wurden bereits unter dem Dach des GVV ein gemeinsames Standesamt und die Personalabteilung eingerichtet. Weitere solcher Kompetenzzentren sollen in den nächsten Jahren auch in der Finanzbuchhaltung und dem Bereich Steuern und Abgaben geschaffen werden.

Als unabdingbare Voraussetzung der Planungen stand dabei die Verwaltungsmodernisierung durch digitale Transformation ganz oben auf der Agenda. „Es war uns klar, dass wir als kleine Kommunen die Digitalisierung allein nicht stemmen können“, erläutert Steffen Sauer, Leitung Finanzabteilung der Stadt Tann (Rhön). „Deshalb war für uns die Umsetzung einer gemeinsamen Strategie der wesentliche Faktor.“

Lösung

 Der erste Schritt sah zunächst die Schaffung einer einheitlichen IT-Infrastruktur vor, gefolgt von der Notwendigkeit, eine gemeinsame und zukunftsfähige Lösung für das Finanzwesen einzuführen –durchaus eine Herausforderung, da die Kommunen rechtlich selbstständig sind und jeweils eigene Haushalte haben. „Wir mussten also abweichende Tarifsysteme – beispielsweise für Abgaben im Bereich Wasser und Abwasser – auf einen Nenner bringen“, erinnert sich Steffen Sauer. „Daran waren alle Kolleginnen und Kollegen aus der Finanz-, Steuer- und Abgabenabteilung beteiligt. Gemeinsam haben wir einen relativ hohen Standard gefunden, sodass alle drei nun annähernd gleiche Gebührenstrukturen haben.“

Davor war es allerdings nötig, ein geeignetes neues Finanzsystem zu finden, da eine Zusammenführung der bisher jeweils einzeln pro Kommune genutzten Software nicht möglich war. Die Entscheidung fiel nach intensiver Auswahlphase für Infoma . Ausschlaggebend hierbei war, dass die Lösung von Axians Infoma die klar formulierten Herausforderungen der aus den Kämmereien der Mitgliedskommunen gebildeten Projektgruppe erfüllen konnte. So stand im Zuge der Digitalisierung des Finanzwesens unter anderem sowohl die papierlose Bearbeitung der ein- und ausgehenden Rechnungen mit Hilfe des elektronischen Rechnungsworkflows als auch ein zeitnaher Ausgleich der Eingangsrechnungen auf der Anforderungsliste. Zudem sollte eine automatische Kontoauszugsverbuchung ebenso möglich sein wie die Einbindung der Gebühren- und Bargeldkassen und der Darlehensverwaltung in die Finanzsoftware.

Hohe Priorität bei der Planung des komplexen Gesamtprojekts hatte auch die Harmonisierung des Bereichs Steuern und Abgaben zwischen den beteiligten Kommunen – erwarten die Verantwortlichen hier doch nicht nur Einsparungen bei Papierverbrauch und Porto, sondern auch eine Reduzierung der Zeitaufwände bei der Bearbeitung der ein- und ausgehenden Rechnungen.

Und durch die Integration der Gebühren- und Bargeldkassen sowie der Darlehensverwaltung sind von den Mitarbeiter:innen keine Nebenrechnungen für die Ermittlung der nötigen Zahlen mehr zu pflegen bzw. keine manuellen Buchungen der Abschlüsse durch die Kasse in der Finanzbuchhaltung notwendig“

sieht Steffen Sauer einen weiteren Vorteil hinsichtlich freier, für anderweitige Aufgaben nutzbarer Zeitressourcen.

Eine gleiche Tarifstruktur und die Vereinheitlichung der Bescheide für den Bereich Steuern und Abgaben sowie einen gemeinsamen Kontenrahmen und die Digitalisierung der Prozesse waren daher die Hauptthemen, für die in der Vorbereitungsphase gemeinsam mit Axians Infoma der Projektplan erarbeitet wurde. Erfolgreich, wie sich nach den ersten Schulungen zeigte, in denen sich die Arbeitsgruppen auf einen gleichmäßigen Ablauf und ein Erscheinungsbild einigten und daraufhin mit der Umsetzung starten konnten. Gleichzeitig wurden auch die Workflows für Ein- und Ausgangsrechnungen und das Mahnwesen vereinheitlicht.

Nutzen

Gestartet zum Jahresbeginn 2022 mit Finanzbuchhaltung und Rechnungsworkflow, folgte bereits zwei Monate später der Einsatz des Moduls Infoma App Webkasse. Die webbasierte Kassenlösung erlaubt die intuitive Abwicklung der Zahlungsprozesse über Warenkörbe im dezentralen Einsatz. Für den GVV eine komfortable Möglichkeit, um auch die Ziele bei der Umsetzung des § 2b Umsatzsatzsteuergesetzes (UstG) zu erreichen. „Durch die Pflege der Artikel in der App ist gewährleistet, dass die Umsatzsteuer korrekt abgeführt wird“, so Steffen Sauer. Im nächsten Schritt haben die Hessen darüber hinaus die Implementierung der Infoma App Faktura geplant, um eine komplette Umsatzkonformität für die Rechnungen herzustellen.

Auch wenn es am Anfang bei einigen Beteiligten Vorbehalte gab, „hat die Umstellung auf das neue Finanzwesen das gemeinschaftliche Arbeiten zwischen den Mitgliedskommunen verstärkt und optimiert“, stellt Steffen Sauer fest.

„Durch die Einführung sind wir in Zukunft deutlich flexibler, um uns auch innerhalb der einzelnen Verwaltungen z.B. bei Personalausfällen helfen zu können.“

Zudem hat sich die Nachvollziehbarkeit der Finanzbuchhaltung und einzelner Buchungsvorfälle klar verbessert.

Vor allem die umfassenden digitalen Möglichkeiten von Infoma erweisen sich aus seiner Sicht als besonders innovativ und komfortabel – wird doch das Thema Homeoffice oder dezentrales Arbeiten dadurch enorm erleichtert. Davon profitieren auch externe Nutzer wie Stadträte und Beigeordnete, die teilweise ihre Tätigkeiten nun von Zuhause aus erledigen können. Intern arbeiten zwischenzeitlich rund 60 Mitarbeiter:innen mit dem Programm.

Nach einem Jahr Echtbetrieb fällt die Bilanz von Steffen Sauer positiv aus, auch wenn der Arbeitsaufwand für die Umsetzung höher als erwartet war: „Bei einem solchen Projekt benötigt man sehr motivierte Mitstreiter:innen, die sich nicht scheuen, eventuell Mehrarbeit zu leisten. Zum Glück hatten wir hier die nötige Unterstützung, sodass alle Harmonisierungen in einem sehr kurzen Zeitraum und mit Erfolg durchgeführt werden konnten.“