Kreis Bergstraße

Dublettenfrei mit zentraler Adressverwaltung

Seinen Namen verdankt der hessische Kreis Bergstraße einer Gebietsreform von 1938, den heutigen Gebietsstand den 1945 von den Siegermächten des Zweiten Weltkriegs gezogenen neuen Grenzen. Aber seine Geschichte reicht weit länger zurück – gab es hier doch schon zu Zeiten Karls des Großen eine verwaltungsmäßige Einheit, nachzulesen im Codex Laureshamensis, dem Urkundenbuch der einstigen Reichsabtei Lorsch. Aktuell leben rd. 263.000 Einwohner in den 22 Städten und Gemeinden des zwischen Rhein und Neckar gelegenen Landkreises.

Herausforderung

In den vergangenen Jahren hat der Kreis die im Zuge der Verwaltungsreformen gestellten Anforderungen an mehr Bürgernähe, Transparenz und Wirtschaftlichkeit durch zahlreiche Modernisierungsmaßnahmen erfüllt. Der Umstieg auf das doppische Finanzwesen war eine davon. Bereits 2007 in den Eigenbetrieben gestartet, vollzog ein Jahr später auch die Kreisverwaltung diesen Schritt mit Hilfe der integrierten Softwarelösung Infoma newsystem von Axians Infoma. Im Einsatz ist das komplette Rechnungswesen inklusive Anlagenbuchhaltung und Vollstreckungsmodul.

Zufrieden mit den Möglichkeiten, die neue Buchungssystematik und Software bieten, sahen die Verantwortlichen dennoch Handlungsbedarf im Bereich der Adressverwaltung. Obwohl von Anfang an versucht wurde, Adress-Dubletten zu minimieren beziehungsweise zu vermeiden, scheiterten die Anstrengungen immer wieder an Altdatenübernahmen oder Überspielungen per Schnittstellen aus anderen Fachverfahren. „Beim Zusammenführen der Adressen haben wir gesehen, dass manche Personen bis zu acht Mal enthalten sind“, erinnert sich Patrick Marx, Hauptbuchhaltung. „Da wird es für den Sachbearbeiter schon relativ unübersichtlich, denn er kann beispielsweise nicht erkennen, welche Forderungen gegenüber einer Person bestehen. Das heißt, im Extremfall bekommt diese Person acht Mahnungen von uns.“

Der Grund dafür liegt in der Vielzahl der eingesetzten unterschiedlichsten elektronischen Fachverfahren, mit denen unter anderem Vorgänge der Baubehörde, zu Ordnungswidrigkeiten, zum Sozialwesen etc. abgewickelt werden. Kernobjekt aller Geschäftsvorfälle sind dabei die Adressen der natürlichen oder juristischen Personen, die von dem entsprechenden Verwaltungsvorgang betroffen sind. Dadurch, dass jedes dieser „Satellitensysteme“ einen eigenen Adress-Stammdatensatz mit zum Teil unterschiedlichen Schreibweisen enthält, hatte sich ein hoher Adressbestand mit zahlreichen Dubletten aufgebaut.

Formuliertes Ziel war daher, die Adressdubletten zu eliminieren und möglichst für jeden Kunden nur noch eine zu bebuchende Aktiv-Adresse zu haben, so dass auf dem Bürgerkonto sowohl Schulden als auch Verbindlichkeiten auf einen Blick ersichtlich sind.

Lösung

Mit dieser Anforderung trat die Kreisverwaltung genau zum richtigen Zeitpunkt an Axians Infoma heran. Die Ulmer arbeiteten gerade an einem Modul für die zentrale Adressverwaltung, das Probleme wie Mehrfacherstellungen, Dubletten sowie fehlende Informationsverknüpfungen verhindert. Vollständig im Finanzwesen von Infoma newsystem integriert, können die Funktionen jedoch übergreifend auch von jedem anderen Verfahren genutzt werden.

Für den Kreis Bergstraße ergab sich damit gleich die Möglichkeit, als Pilotbetrieb die Entwicklung der Funktionalitäten durch Anregungen und Erfahrungen aus dem praktischen Einsatz heraus zu unterstützen. So geht unter anderem die Möglichkeit, bei der Zusammenführung der Adressen Favoriten festzulegen, auf einen Wunsch der Hessen zurück. Alle Buchungen werden in Zukunft auf diesen Finanzadressen erfolgen. Dabei lässt sich gleichzeitig ermitteln, welche Person sich hinter der Finanzadresse verbirgt.

Genutzt wird das Modul Zentrale Adressverwaltung (ZAV) inklusive der Erweiterungskomponente Adresszusammenführung im Zuständigkeitsbereich der Finanzbuchhaltung. Im ersten Schritt wurde hier nun damit begonnen, die Adressen zusammenzulegen, sprich: eine mehrfach angelegte Person als eine Person auf dem Bürgerkonto zu führen. Dabei kann die Person als Debitor wie als Kreditor angelegt werden, das heißt Ein- und Auszahlungen sind ersichtlich und können theoretisch auch miteinander verrechnet werden. Patrick Marx: „Beim Anschauen der Adressen war uns aufgefallen, dass wir aufgrund der Schnittstelleneinspielung immer nur einen Kreditor bzw. Debitor angelegt hatten. Wenn also die Firma Müller als Kreditor existierte, wir aber irgendwann von dieser Firma einen Zahlungseingang verzeichneten, wurde sie noch einmal als Debitor angelegt. Das haben wir durch einen Lauf jetzt abgeglichen und dementsprechend den Adressbestand auf 71.200 reduziert.“

Mit dem ersten Schritt kam eine Neuerung zum Tragen, die nicht überall auf Zustimmung stieß. Änderungen und Ergänzungen in bestehenden Adressen können danach nur noch von der zuständigen Mitarbeiterin durchgeführt werden, die mit Zugriff auf das Einwohnermeldeamtswesen die Angaben auf ihre Richtigkeit überprüfen kann. „Adressänderungen sind jetzt nur noch per im System hinterlegtem Änderungsantrag möglich“, so Patrick Marx. „Hier gibt es aber nach Kritik vor allem aus dem Vollstreckungsbereich Überlegungen, eventuell Ergänzungen, wie die Telefonnummer, zuzulassen.“ Mit dem aktuellen Update hat Axians Infoma das Verhalten der Zentralen Adressverwaltung bei Änderungen an Finanzadressen, Debitoren und Kreditoren bereits modifiziert und bietet jetzt auch die Möglichkeit eines „korrigierenden“ Antragssystems.

Ein weiterer Punkt auf der Wunschliste des Landkreises – die Zuordnung der Person – betraf den Vollstreckungsbereich. „Wenn wir einen Vollstreckungsbescheid vollziehen wollen und es wohnen in diesem Haus zwei Personen mit dem gleichen Namen, ist für uns das Geburtsdatum ausschlaggebend“, erklärt Patrick Marx. „Diese Zuordnungsmöglichkeit war bis dato nicht vorgesehen, wurde aber auf unser Betreiben hin zwischenzeitlich in die zentrale Adressverwaltung integriert.“

Nutzen

Eine der ganz wichtigen Nutzungsmöglichkeiten der ZAV beim Kreis Bergstraße geht mit einer internen Umstrukturierung einher, denn das Problem von mehreren Mahnungen an eine Person soll der Vergangenheit angehören. „Im Moment mahnen wir im Debitorenbereich nach Sachgebiet. Das heißt, wenn wir Forderungen im Verkehrsrecht, im Baurecht und im Jugendrecht gegen eine Person haben, erhält sie von uns drei Mahnungen“, so Patrick Marx. „Das soll in Zukunft so sein, dass die Forderungen in einer Mahnung zusammengefasst werden. Dafür muss allerdings die sachgebietsmäßige Zuordnung im Mahnwesen wegfallen. Daran arbeiten wir zurzeit.“

Auch für den Bereich Vollstreckung sahen die Planungen von Kreis und Axians Infoma eine Funktion – ähnlich wie im Mahnwesen – vor. Mit dem Update steht daher eine entsprechende Möglichkeit zur Verfügung. Der Vollstreckungsbeamte sieht dann auf einen Blick, dass bei ein und derselben Person beispielsweise drei offene Posten bestehen. Mit dieser Information erledigt der Beamte die Vorgänge in einem Termin und optimiert so seinen Aufwand.

Noch ziemlich am Anfang der zentralen Adressverwaltung stehen für den Kreis Bergstraße die Vorteile des Moduleinsatzes aber schon fest. Neben der Adressbestandsbereinigung und -konsolidierung sind es vor allem die aufwandsreduzierten Abläufe im Mahn- und Vollstreckungsbereich, die für einen größtmöglichen Nutzen sorgen.