Kreisstadt Bergheim / Nordrhein-Westfalen

Webkasse ermöglicht vollständig digitale Zahlungsabwicklungen

Herausforderung

Artikel auswählen, ab in den Warenkorb, Zahlungsart bestimmen, fertig! Online-Shopping ist bequem und gefragter denn je. Aber geht das so oder ähnlich auch bei einer kommunalen Verwaltung? Ja, geht! Zum Beispiel wenn man in der nordrhein-westfälischen Kreisstadt Bergheim wohnt. Hier vereinfacht die seit August 2020 eingesetzte Infoma App Webkasse (ehemals Infoma ePortal Webkasse) die Zahlungsabwicklungen bei den Gebühren für Produkte und Dienstleistungen verschiedener Organisationseinheiten.

So auch im Einwohnermeldeamt der mehr als 65.000 Einwohner zählenden Stadt. Anträge für einen Personalausweis oder ein Führungszeugnis werden nun von den Mitarbeiter_innen über die einem Online-Shop ähnliche Web-Oberfläche in einen Warenkorb gelegt. Der Antragsteller gibt seine bevorzugte Zahlungsweise – Bargeld, Girocard- oder sogar Scheckzahlung – an, und der Zahlungsvorgang ist komplett abgeschlossen. Die Verbuchung der Einnahmen erfolgt über die Infoma App Webkasse direkt auf den richtigen Sachkonten.

„Wir wollten eine Softwarelösung, mit der wir die Zahlungsabwicklungsprozesse mit den Bürger:innen vollständig digital ausführen können“,

erinnert sich Birgit Ritz, Abteilungsleiterin Organisation und IT und Stabsstelle BM-digital der Kreisstadt Bergheim. „Unsere Idee war, dass wir dazu auch das bereits vorhandene Finanzverfahren Infoma newsystem nutzen, um so mit einem geschlossenen System und auf einheitlicher Datenbasis zu arbeiten.“ In der Bergheimer Verwaltung ist das Finanzwesen von Axians Infoma seit 2010 im Einsatz; die Rechnungsbearbeitung erfolgt seit fünf Jahren digital mit Hilfe des integrierten Rechnungsworkflows.

Lösung

Die Entscheidung für die Infoma App Webkasse war daher logische Konsequenz – zumal die Lösung auch die weiteren Punkte der Anforderungsliste abdeckte, wie die Vermeidung von Mehrfacharbeiten sowie eine optimierte Datenbasis für das Controlling und die Kostenrechnung. Aber auch die Bereitstellung einer intuitiv nutzbaren, zukunftsfähigen Software, die durch ihre Bedienerfreundlichkeit beispielsweise den fortlaufenden Dienstbetrieb bei eventuellen Mitarbeiterwechseln gewährleistet, war den Verantwortlichen wichtig.

Unterstützt von der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur (kdvz) startete die Kreisstadt nach intensiver Vorbereitungsphase 2020 die Vereinfachung ihrer Zahlungs- und Abrechnungsvorgänge – und wurde für dieses vorbildliche Digitalisierungsprojekt im gleichen Jahr als eine von drei Kommunen mit dem Axians Infoma Innovationspreis ausgezeichnet.

Mit dem Einsatz der Webkasse erfolgen in Bergheim nun sämtliche Einnahmen der beteiligten Bereiche über den Browser. Manuelle Buchungen sind nicht mehr notwendig. Sie laufen automatisiert und vollständig digital in Infoma newsystem ab, ohne dass eine Schnittstelle angebunden werden muss. „Alle mit einer Transaktion in Zusammenhang stehenden Buchungen werden mit der Software durchgeführt“, erläutert Carina Steinert, Organisation und IT und Stabsstelle BM-digital der Kreisstadt Bergheim.

„Es gibt keine Trennung zwischen Zahlungsabwicklung und Buchhaltung, sodass ein Geschäftsvorfall nur noch einmal erfasst und dann von den beteiligten Stellen bearbeitet wird. Papierlisten bzw. sonstige Übergabemedien gehören bei uns der Vergangenheit an.“

Ein zusätzlicher Vorteil ergibt sich zudem aufgrund der internen Zugriffsmöglichkeiten auf Infoma newsystem und Infoma AppSpace (ehemals Infoma ePortal). Sie erlauben den Fachbereichen, sich ständig tagesaktuell über den Stand der Finanzwirtschaft zu informieren und – im Falle des Rechnungsprüfungsausschusses – die notwendigen Prüfungsaufgaben wahrzunehmen.

Nutzen

Die Entscheidung für die Einführung der Webkasse, um die Durchgängigkeit der digitalen Prozesse im Finanzbereich weiter auszubauen, erweist sich nach einem dreiviertel Jahr Produktivbetrieb als gelungen. Das zeigt sich auch in der durchweg positiven Resonanz der 35 Anwender_innen. Die intuitive benutzerfreundliche Oberfläche ist leicht verständlich, aufwändige Schulungen sind daher nicht notwendig. Zudem kann die Benutzerverwaltung sowie die Rollenvergabe nun auch zentral vom Bereich Organisation und IT ausgeführt werden, was weitere Prozess- und Kostenoptimierungen nach sich zieht.

Den innovativen Ansatz des Projekts sehen Birgit Ritz und Carina Steinert vor allem in der Einbindung „nicht-finanzwirtschaftlicher Stellen“ in das Finanzwesen der Kreisstadt Bergheim: „Bis dato haben die beteiligten Organisationseinheiten die Einnahmen unterschiedlich erfasst und über Listen die buchungsrelevanten Informationen an Kämmerei und Kasse weitergegeben – ein fehleranfälliger und aufwändiger Weg. Heute können alle Geldeinnahmen über eine Oberfläche eingenommen und verwaltet werden.“ Den Wunsch nach einem Gesamtkassenabschluss für jeden Organisationsbereich hat Axians Infoma darüber hinaus ebenfalls schon realisiert.

Nach wie vor steht die Weiterentwicklung des Finanzwesens in Bergheim ganz oben auf der Agenda. Zwar bietet die Kreisstadt nicht nur für das Ausstellen von Urkunden im Standesamt Online-Bezahlmöglichkeiten an, sondern auch für die Begleichung offener Gebühren der Stadtbibliothek oder das Bezahlen von Strafzetteln. „Das würden wir aber alles gerne so miteinander verbinden, dass keine manuellen Arbeiten mehr erforderlich sind“, so Carina Steinert. „Im Endeffekt wollen wir das, was wir jetzt mit der Webkasse umgesetzt haben, auch für das Thema ePayment einführen.“ Denn nicht nur die Auswirkungen der Corona-Pandemie haben gezeigt, „dass es viel mehr Prozesse gibt, die man vollständig digital abbilden kann“, ergänzt Birgit Ritz.