Kreisstraßenbauamt Paderborn / Nordrhein-Westfalen

Digitalisierung ermöglicht genauen Überblick über Arbeitsaufträge

Herausforderung

Den Ausschlag zur Digitalisierung im Kreisstraßenbauamt des Kreises Paderborn gab eine Prüfung der gpaNRW (Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen). In Abstimmung mit den Bereichen Kämmerei, Zentrale Dienste, Personalrat und dem verantwortlichen Kreisstraßenbauamt wurde die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung und damit einhergehend einer passenden Software für die Bauhöfe beschlossen. Den Zuschlag erhielt nach einer intensiven Auswahlphase das Verfahren Kommunale Betriebe von Axians Infoma – konnte es doch mit der Integration in das bereits genutzte Infoma Finanzwesen inklusive der geplanten Kosten- und Leistungsrechnung und elektronischem Rechnungsworkflow punkten. „Auch wenn es auf den ersten Blick keine wie vom Wettbewerb angebotene typische Bausoftware ist, hatte die Lösung unter dieser Voraussetzung die größten Vorteile für uns“, erinnert sich Timm Rosenthal, Sachgebietsleiter Unterhaltung und Bauhöfe.

Lösung

Und die zeigten sich nach der Installation schnell mit deutlichen Optimierungen bei den bis dato noch sehr zeit- und arbeitsintensiven Prozessen. Schon das zunächst eingesetzte Basismodul mit seinen umfassenden Funktionalitäten für die Anforderungen kommunaler Betriebe steigerte die Effizienz bei den Abläufen. Die erhöhte sich bald weiter mit dem frühen Einsatz von mobilen Geräten der ersten Generation für die auftragsbezogene Zeiterfassung. Heute nutzen rund 40 User auf Smartphones und Tablets die App Mobile Datenerfassung (MDE), mit der sie nun ihre Leistungen direkt vor Ort erfassen können. Denn während die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Baubetriebshofs früher ihre Gesamtstundenzahl in Schriftform gesammelt haben und dann die Angaben in Excel übertragen, ans Personalamt geleitet und dort noch einmal manuell im Lohnabrechnungsprogramm erfasst wurden, erfolgt dieser Prozess nun komplett digital.

Wir nutzen die MDE App in Kombination mit den später hinzugekommenen Modulen Personal & TVöD, den Webauftrag für medienbruchfreie Beauftragungs- und Meldeprozesse sowie die Ressourceneinsatzplanung,

erläutert Timm Rosenthal. Deren größter Vorteil ist die Übersichtlichkeit der Aufträge und Ressourcen, durch die sich die Benutzerfreundlichkeit erhöht. Sie ist sowohl am PC für die Meister:innen als auch auf den Handys der Außenmitarbeiter:innen verfügbar.

Das bedeutet, wir haben in diesem Bereich nun einen ganz anderen, durchgängigen Ablauf – alles passiert auf Knopfdruck.

Dafür galt es im Vorfeld aber, gemeinsam mit Axians Infoma einige Herausforderungen umzusetzen. Zwar musste die Organisation im Baubetriebshof nicht angepasst werden – „die lief schon rund“, wie der Sachgebietsleiter betont. „Jedoch waren Anpassungen bei den Datensätzen notwendig. Das setzte zunächst einmal Antworten auf die grundsätzlichen Fragen voraus: Was wollen und wie wollen wir erfassen und in dem Zusammenhang: Was sind denn überhaupt die von uns zu erledigenden Arbeitsaufträge?“

Denn anders als bei einem kommunalen Baubetriebshof liegt das Hauptaugenmerk hier auf der Verkehrssicherungspflicht der rund 320 Straßenkilometer mit überörtlicher Verkehrsbedeutung im gesamten Kreisgebiet und der parallel dazu verlaufenden rund 115 km Rad- und Gehwege. Eine weitere Aufgabe ist die Instandhaltung und Sanierung der vorhandenen Kreisstraßen sowie deren regelmäßige Kontrolle. Darüber hinaus agiert der Baubetriebshof auch als Dienstleister für das Hauptkreishaus, arbeitet für das Hochbauamt und erledigt typische Aufgaben wie Transporte oder die Pflege der Grundflächen von kreiseigenen Liegenschaften.

Nutzen

Im Gegensatz zur früheren analogen lässt sich mit der digitalen Erfassung der Arbeitsaufträge inklusive der Abbildung der geleisteten Stunden, der Maschinenressourcen und der Einsatzorte nun der Aufwand exakt darstellen – für Timm Rosenthal eine der gravierenden Veränderungen:

In der Vergangenheit hieß es immer, dass der Bauhof teuer sei, aber es konnte nicht dargestellt werden. Mit dem Infoma-Verfahren und einer Straßendatenbank weisen wir beispielsweise heute nach, dass wir die Pflege von 3,5 Millionen m2 Rasenfläche an 80 bis 90 verschiedenen Orten in 20.000 Stunden erledigen.

Welche Aufwendungen ein Auftrag tatsächlich verursacht hat, zeigt sich durch die Nutzung der Kosten- und Leistungsrechnung. In Abstimmung zwischen Kreisstraßenbauamt und Kämmerei ist hier die Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur abgedeckt und sorgt für Transparenz hinsichtlich der erbrachten Leistungen und deren Kosten. Dafür stellt Kommunale Betriebe zahlreiche Auswertungen über z.B. Aufträge, Ressourcenposten und Beschäftigungsnachweise der Mitarbeitenden zur Verfügung.

Neben den bedarfsgerechten Umsetzungen für reibungslose Prozesse hieß es in Paderborn aber gleichzeitig, die Akzeptanz des neuen Verfahrens bei allen Beteiligten zu generieren – laut Timm Rosenthal eine der größten Herausforderungen: „Wir wollten unbedingt vermeiden, dass sich bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Kontrollangst entwickelt, wenn sie ihre Leistungen genau dokumentieren müssen. Das ist uns gelungen. Mittlerweile verzeichnen wir bei allen eine äußerst positive Resonanz und ein großes Interesse, dass alles funktioniert. Mit den erzielten Erfolgen beweisen wir unsere Stärke und Leistungsfähigkeit. Auch die Politik konnten wir mit den Ergebnissen aus der Kosten- und Leistungsrechnung überzeugen.“

Mit dem Status quo insgesamt zufrieden, sieht Timm Rosenthal zudem im Zusammenspiel von TVöD und Lohnabrechnung einen zusätzlichen Komfortgewinn. Denn die vom TVöD-Modul automatisch erkannten monetären sowie Zeit- und Überstundenzuschläge werden direkt per Anbindung an das LOGA-Personalabrechnungsprogramm übertragen. Weitere Maßnahmen stehen kurz- bis mittelfristig auf seiner Planungsliste. So arbeitet der Sachgebietsleiter etwa mit Axians Infoma bereits an der Konzeption revisionssicherer Streckenkontrollen und der Winterdiensteinsätze. Für ihn ist dies das nächste große Projekt, das ganz klar für den im Kreisstraßenbauamt Paderborn vorhandenen hohen Stellenwert von vollständig digitalen Prozessen spricht:

Wir haben in den letzten zehn Jahren im Kreisstraßenbauamt bzw. in der Unterhaltung sehr viel Neues eingeführt. Wir haben zwischenzeitlich fast alles digitalisiert und sind nahezu ein papierloses Büro. Dazu zählt auch, dass wir aufgrund der mittlerweile gesammelten enormen Datenmenge auf Knopfdruck Antworten geben können.