Landkreis Leer | Niedersachsen

Projekt Finance 21: Innovativer Start in die digitale Verwaltung

Herausforderung

Große Projekte, die auch von der Unterstützung und Mitarbeit der gesamten Verwaltung abhängen, benötigen eine frühzeitige Planung und klare Zielsetzungen. Unter Berücksichtigung dieser maßgeblichen Kriterien startete der Landkreis Leer im Sommer 2019 die Neuausrichtung seines Finanzwesens – und blickt heute nicht nur äußerst zufrieden auf das Ergebnis einer erfolgreichen Umsetzung. Vielmehr nennen die Niedersachsen für das Projekt „Finance 21“ nun auch den Gewinnerpokal des Axians Infoma Innovationspreises 2021 ihr Eigen.

Die Auszeichnung honorierte unter anderem die innovative Vorgehensweise, mit der innerhalb kürzester Zeit die Umstrukturierung des Finanzwesens hinsichtlich der Digitalisierung und Informationsbeschaffung erfolgen konnte. Neben dem damit einhergehenden Einsatz der Software Infoma standen dabei eine ganze Reihe zukunftsorientierter Vorhaben auf der Agenda. So gehörten die Optimierung der Verwaltungs- und die Digitalisierung der Finanzprozesse ebenso dazu wie die erwartete Transparenz der Buchungen durch digitale Belege und damit verbunden eine verbesserte Buchungsqualität. Gleichzeitig soll durch neu geschaffene Transparenz das Verantwortungs- und Budgetbewusstsein gefördert werden. Nicht zuletzt die Optimierung des Adressbestands sowie ein umstrukturiertes Forderungsmanagement waren weitere angestrebte Ziele.

Lösung 

Ausgestattet mit diesem umfangreichen Maßnahmenplan entwickelte eine aus verschiedenen Abteilungen gebildete Projektgruppe zahlreiche Einzelschritte, um das wegweisende Digitalisierungsprojekt „Finance 21“ zum 1.1.2021 in der gesamten Verwaltung zu starten. Gleich zu Anfang forderte allerdings der Beginn der Pandemie ein hohes Maß an Flexibilität von allen Beteiligten.

„Die Lockdowns haben unseren Zeitplan wiederholt auf die Probe gestellt und entsprechenden Anpassungsbedarf nach sich gezogen“, erinnert sich Andre Willems, Projektleiter Finance 21. „Beispielsweise konnten die Schulungen erst später als vorgesehen und teilweise nur digital stattfinden. Und auch die Abstimmungstermine der Projekt- und Arbeitsgruppen sowie die Kommunikation mit den Anwendern der Kreisverwaltung waren nur noch eingeschränkt möglich. Aber mit Hilfe von Schulungsvideos und digitalen Besprechungen konnten wir die coronabedingten Erschwernisse gut kompensieren, sodass zum Jahreswechsel die für den Betrieb notwendigen Einrichtungen und Schulungen abgeschlossen waren. Die Lockdowns haben Kommunikationswege eröffnet, die für viele Beteiligte vorher undenkbar gewesen wären. Die Mitarbeiter:innen der Verwaltung haben sich in dieser Situation als äußerst flexibel gezeigt.“

Dennoch veränderten sich aufgrund des kürzeren aktiv nutzbaren Projektzeitraums auch einige Prioritäten, wie bei den Workflows. Gemäß der 80/20-Regel des Pareto-Prinzips – 20 Prozent des Aufwands sind für 80 Prozent der Ergebnisse verantwortlich – wurden sie kurzerhand als allgemeine Vorlage für alle Ämter der Kreisverwaltung eingeführt. „Auf diese Weise konnten wir den Umstieg auf das neue Finanzwesen, den größten Meilenstein des Projekts, gut vorbereitet und durchdacht vollziehen“, so Hilke Groninga, Projektmanagement Finance 21.

Zwischenzeitlich nutzen von den rund 1.150 Mitarbeiter:innen des Landkreises bereits 480 die neugeschaffenen Lösungen. Damit ist auch für die Zukunft sichergestellt, dass alle Bereiche mit Berührungspunkten zum Finanzwesen Teil der Workflows sind und die für ihre Tätigkeiten notwendigen Auswertungen erstellen können. Hilke Groninga dazu:

„Wir haben bereits festgestellt, dass die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten in Infoma nicht nur Einfluss auf das Verantwortungs- und Budgetbewusstsein haben, sondern diese Art der Informationsbeschaffung auch für sinkende Nachfragen in der Finanzabteilung sorgt.“

Die Gründe liegen ihrer Ansicht nach in der nun geschaffenen Transparenz des Konten-/Kostenstellen-/Kostenträgerplans, aber auch bei der zentralen Adressverwaltung. Denn mit dieser Funktion konnte der Bestand von einer Million Adressen inklusive zahlreicher Dubletten aus der vorherigen Finanzsoftware optimiert und auf einen eindeutigen Stand gebracht werden. Die fortlaufende Überwachung ermöglicht zudem, dass Forderungsauskünfte gegenüber den Bürger:innen transparenter erfolgen.

Nutzen

Nach nunmehr einem Jahr Digitalisierung und Umstrukturierung sieht sich der Landkreis Leer auf einem guten Weg. Die Resonanz im Hause hinsichtlich der optimierten Prozesse ist nahezu einstimmig positiv.

„Mit der erfolgreichen Implementierung des digitalen Rechnungs- und Bestellworkflows sind wir bei der Eingangs- und Ausgangsrechnungsbearbeitung sowie der frühzeitigen Bindung benötigter Haushaltsmittel einen großen Schritt in Richtung moderne Kommune gegangen“

freut sich Sven Markus, Projektmanagement Finance 21. „Dennoch müssen wir das Ziel für mehr Verantwortungsbewusstsein mit Blick auf die Verwendung der Mittel auch weiterhin verfolgen. Da hilft uns natürlich die Rechnungsbearbeitung durch den Rechnungsworkflow, der für die Mehrheit der Kreisverwaltung sekundenschnell Auskunft über die Budgets bietet.“ Zwischenzeitlich erfolgt die Belegbearbeitung vom Eingang bis zur Buchung verwaltungsweit über den Rechnungsworkflow.

Überhaupt ist für die Verantwortlichen der Ablauf bei der Rechnungsverarbeitung ein wesentliches Erfolgskriterium. Die Durchlaufzeit der Rechnungen von fünf Tagen gilt als sehr positiver Wert, der sich mit einer Steigerung der Anzahl eingehender eRechnungen und dem Einsatz des eRechnungs-Managers noch erhöhen wird. Den Nutzen des Rechnungsworkflows zusätzlich untermauert hat die Einführung des Freigabeworkflows. Er ermöglicht die medienbruchfreie, digitale und zeitoptimierte Freigabe von Dokumenten und Geschäftsvorfällen aus dem Finanzwesen, darunter auch Schnittstellenprotokolle und Stornierungen. Für die Rechnungsbearbeitung im Homeoffice erwiesen sich die Workflows daher als effiziente Hilfe.

Neben der erfolgreichen Einführung der Workflows hat der Landkreis Leer darüber hinaus die Ablage von buchungsbegründenden Dokumenten in der Finanzabteilung bzw. Kämmerei durch die elektronische Akte ermöglicht. Im Workflow hinterlegte sowie von der Finanzabteilung erstellte Belege sind damit auf einen Blick einsehbar und ersparen die zusätzliche Suche und Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem.

Damit ist in Leer das Ende der Fahnenstange aber längst nicht erreicht. Der weitere Projektplan sieht u.a. die Einrichtung des Online-Bezahlverfahrens ePayment-Manager, die Anbindung des Liegenschafts- und Gebäudemanagements, die Vorbereitungen auf den § 2b UStG sowie die Implementierung eines umfangreichen Controllingsystems mit Berichtswesen vor.

Auch wenn der Weg in die digitale Verwaltung noch nicht abgeschlossen ist, zieht Andre Willems ein positives Fazit: „Die Umwandlung der veralteten Finanzprozesse in moderne digitale Lösungen bewirkt gerade in Krisenzeiten eine handlungsfähige Verwaltung. Die durch „Finance 21“ geschaffene Grundlage ermöglicht uns die Einstufung des Finanzwesens als Modern Workplace, das sich bereits bewährt und für die weitere digitale Entwicklung einen bedeutenden Meilenstein gesetzt hat. Unsere nun effizienter organisierte Verwaltung bietet damit die zukunftsfähige Basis für eine optimale bürgerorientierte Kommunikation.“