Landratsamt Biberach

Fachübergreifende Informationsquelle

Eingesetzt in den Handlungsfeldern Finanzen und Soziales nutzt der Landkreis Biberach bereits seit 2013 die Möglichkeit, mit Hilfe des BI-Systems komplexe Sachverhalte und Entwicklungen insbesondere im Finanzbereich zu analysieren, bedarfsgerecht aufzubereiten und daraus Maßnahmen abzuleiten. Die zentralen, fachübergreifenden Informationen sorgen seither für bessere und schnellere Entscheidungen.
Holger Adler, Amtsleiter Kreiskämmerei

Herausforderung

Dass der rund 200.000 Einwohner zählende Landkreis Biberach zu den Vorreitern bei der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse gehört, haben die Oberschwaben mit ihrem Umstieg auf die Doppik bereits acht Jahre vor dem in Baden-Württemberg gesetzlich festgelegten Termin 2020 unter Beweis gestellt. Zum gleichen Zeitpunkt entschied sich die Kreisverwaltung zudem für den Einsatz des softwaregestützten Liegenschafts- und Gebäudemanagements, der Vollstreckung und des zu der Zeit noch relativ jungen Business Intelligence Systems (BI).

Letzteres war für Holger Adler, Amtsleiter Kreiskämmerei, nach der Einführung des NKHR und der integrierten Lösung Infoma newsystem der logische Folgeschritt, um eine neue Form der Verwaltungssteuerung zu etablieren – ist doch die Budgeteinhaltung am Ende eines Jahres nach seiner Ansicht das eine; die Frage nach der tatsächlichen produktiven Leistung bzw. nach den Gründen für nicht erreichte Ziele aber das andere. Für ihn stand daher fest, dass ein funktionierendes Verwaltungscontrolling Gremien, Verwaltungsspitze und Fachämter gleichermaßen zeitnah und in adäquater Weise mit allen relevanten Informationen versorgt muss: „Wir haben sehr schnell festgestellt, dass mit der Produktorientierung, dem Produkthaushalt, die Informationsfülle deutlich zunimmt. Die Frage war, wie komme ich ohne großen Aufwand an die tatsächlich wichtigen und entscheidungsrelevanten Informationen? Wie kann ich diese aus dem System herausfiltern und den verschiedenen Adressaten zur Verfügung stellen? Und vor allem, wie kann ich die Daten aus der Finanzbuchhaltung mit Daten aus anderen Fachverfahren verknüpfen?“

Lösung

Eingesetzt im Handlungsfeld Finanzen und dem in einem Pilotprojekt gemeinsam mit Axians Infoma weiterentwickelten Handlungsfeld Soziales nutzt der Landkreis seit 2013 die Möglichkeit, komplexe Sachverhalte und Entwicklungen insbesondere im Finanzbereich zu analysieren und bedarfsgerecht aufzubereiten. Dabei liegt der Schwerpunkt auf den Finanzauswertungen. Die dafür eingerichteten Standardberichte enthalten alle gewünschten Informationen, Plandaten, aktuelle Buchungsstände, maschinell erstellte Planhochrechnungen, mögliche berechenbare Szenarien, die zum Stichtag an die Adressaten gehen, „ohne dass irgendjemand etwas tun muss“, wie Holger Adler zufrieden feststellt. „Dezernenten und Amtsleiter erhalten automatisch die jeweiligen Berichte zur Prüfung und melden uns dann ihre Einschätzung zurück. Wir können also frühzeitig Fehlentwicklungen oder Abweichungen feststellen und unter Umständen in gemeinsamer Abstimmung Gegenmaßnahmen ergreifen.“ In gebührenfinanzierten Bereichen wird beispielsweise schnell deutlich, ob Anpassungen in der Gebührenkalkulation erforderlich sind.

Nutzen

Genutzt wird das BI darüber hinaus, um die Kosten- und Erlösentwicklung im Bereich der Unterbringung von Flüchtlingen im Landkreis Biberach zu analysieren.

Auch der Politik liefern die Berichte Unterstützung bei Entscheidungen. „Wir erstatten Politik, Gremien, Kreistag und Ausschüssen regelmäßig Bericht über aktuelle Entwicklungen“, erläutert Holger Adler. „Allerdings wollen sich die Empfänger nicht im Detail mit vielen Einzelzahlen beschäftigen, so dass dieser Haushaltsbericht in einer komprimierten Form versendet wird – und für eine durchgängig positive Resonanz sorgt.“

Überhaupt wird die Übersichtlichkeit der Berichte von allen hervorgehoben. „Gerade Kollegen außerhalb des Finanzdezernats tun sich manchmal mit dem Haushaltsplan schwer, wenn sie eine Auswertung aus der Finanzbuchhaltung vorliegen haben, die von oben bis unten mit Zahlen vollgeschrieben ist“, so Holger Adler. „Das BI-System dagegen bereitet die Daten mit Hilfe von Schaubildern, Grafiken und Ampelfunktionen sehr übersichtlich auf.“

Dabei ist dem Amtsleiter aber auch eine Tücke des Objekts nicht entgangen: „Es lassen sich eine Unmenge von Berichten generieren und zahllose Informationen herausziehen. Deshalb muss bei jedem Bericht und jeder Auswertung genau überlegt werden, welches Ziel dahinter steht. Denn es ist nicht Sinn und Zweck, viele schöne, bunte Berichte im Haus zu verteilen und keiner macht etwas damit.“

Einen weiteren Punkt auf seiner Maßnahmenliste will Holger Adler als nächstes mit Unterstützung von Axians Infoma angehen. Bei der Verknüpfung mit den Fachämtern sieht er noch Optimierungsbedarf. So zum Beispiel bei der Einbindung des Personalwesens, sprich: die Verknüpfung mit dem Stellenplan. Da die Daten nicht tagesaktuell benötigt werden, steht hier die Überlegung im Raum, ob eine Anbindung über Schnittstelle sinnvoll ist oder die angebotene Funktion reicht, die Daten über Excel-Tabellen einzulesen.

Noch hat die Kreiskämmerei nicht alle Möglichkeiten des BI-Systems ausgeschöpft. Die Entwicklung eines Kennzahlen-Systems gehört beispielsweise dazu. Dennoch zieht Holger Adler ein positives Fazit. Die Vorteile der Lösung liegen für ihn vor allem in den auf Knopfdruck gelieferten Analyse- und Hochrechnungsfunktionen: „Uns steht damit eine zentrale, fachübergreifende Informationsquelle für das Controlling und die Steuerung der Kommune zur Verfügung, die viele Datenquellen vereint und dafür sorgt, dass Entscheidungen besser und schneller getroffen werden können.“