Samtgemeinde Neuenhaus / Niedersachsen

Digitale Prozesse und das Bürgerportal vereinfachen Verwaltungsarbeit

Herausforderung

„Wir möchten die Daten laufen lassen, weniger die Bürger!“ Günter Oldekamp, Bürgermeister der Samtgemeinde Neuenhaus, bringt die zukunftsorientierte Strategie der Niedersachsen auf den Punkt. Deren Ziel: Vollständig digitale Prozesse, die den Erwartungen von Bürgern, Unternehmen und Mitarbeitern an eine moderne und serviceorientierte Verwaltung gerecht werden. Dafür startete die Samtgemeinde in der Grafschaft Bentheim bereits 2016 mit einem umfassenden Digitalisierungsprojekt. Das führte durch seine vernetzten internen und externen Abläufe nicht nur zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag der Verwaltung sondern auch zu einem erweiterten Angebot an Online-Dienstleistungen. Vielmehr machte es die Samtgemeinde Neuenhaus auch zum Gewinner des Axians Infoma Innovationspreises 2020.

„Die Anforderungen an die öffentliche Verwaltung haben sich in den letzten Jahren stark verändert“,

weiß auch Michael Wübben, Kassenleiter und mitverantwortlich für die Projektdurchführung in der fünfköpfigen Projektgruppe Digitalisierung.

„Die Bürger möchten kommunale Dienstleistungen jederzeit und von überall in Anspruch nehmen, Unternehmen eine schnellstmögliche Begleichung ihrer an die Verwaltung gestellten Forderungen. Und die Mitarbeiter erwarten mit Hilfe durchgängiger digitaler Prozesse eine Straffung und Vereinfachung von Arbeitsabläufen. Denn nur so kann die stetig wachsende Aufgabenvielfalt weiterhin gut bewältigt werden.“

Lösung

Grund genug für die Samtgemeinde, die weiterführende Digitalisierung zunächst in zwei Teilprojekten voranzutreiben. Als ersten Schritt sahen die Planungen dabei die Erweiterung des seit 2002 genutzten Infoma newsystem Finanzwesens durch elektronischen Rechnungsworkflow, eRechnungs-Manager und die zentrale Adressverwaltung vor. 2017 meldete Neuenhaus Vollzug – ein schlankes, komplett digitales Verfahren für die Rechnungsbearbeitung ist hier nun im Einsatz. „Wir haben über 300 Unternehmen gebeten, ihre Rechnungen künftig digital zu stellen, und ein Großteil ist unserer Bitte gefolgt“, erinnert sich Michael Wübben. Aktuell noch eingehende Papierrechnungen werden gleich gescannt und gehen dann in die digitale Weiterbearbeitung, für die im Durchschnitt jetzt 4,3 Tage benötigt werden. Die aufgrund des automatisierten und damit arbeits- und zeitreduzierten Ablaufs freigewordenen Kapazitäten im Bereich Kasse/Finanzbuchhaltung kommen heute der Erstellung der Jahresabschlüsse zugute.

Aber auch Nachhaltigkeitsaspekte durch papierlose Prozesse und eine höhere Geschwindigkeit bei der Bearbeitung digital eingehender Bürgeranliegen standen Pate im Digitalisierungsprojekt.

Nachdem die Optimierung der internen Prozesse erfolgreich abgeschlossen war, stand in Neuenhaus die nächste Phase und damit das Thema Bürgerservice auf dem Programm: die Einführung des Bürgerportals OpenR@thaus inklusive Erweiterung des Onlineportals OR-Finanz. Für die Umsetzung zeichnete IT-Dienstleister und Infoma partnergroup-Mitglied Itebo verantwortlich. OpenR@thaus ermöglicht, von zuhause aus oder unterwegs per Smartphone online Anträge zu stellen und mit der Verwaltung zu kommunizieren. Von An-, Ab- und Ummeldung von Abfallbehältern über die Ausstellung von Urkunden aus dem Eheregister bis hin zur Hundean- und abmeldung – um nur einige zu nennen – können zahlreiche Dienstleistungen bequem per Internet genutzt werden.

„Manuelle Anträge und Anliegen der Bürger müssen unsere Sachbearbeiter nacherfassen – eine doppelte Arbeit, die Zeit kostet und zusätzlich eine Quelle für Übertragungsfehler ist“, erläutert die Beauftragte für Digitalisierung Jacqueline Ewert und ebenfalls im Projektteam.

„Kommen die Anträge der Bürger und Unternehmen aber bereits digital und vorausgefüllt über unser Bürgerportal in die Verwaltung, entfallen die manuelle Übertragung sowie viele Anfragen.“

Auch die Bezahlung erfolgt online. Dafür wird der ePayment-Manager von Infoma newsystem genutzt. Die Lösung übernimmt die automatisierte Abwicklung von schnellen und sicheren Online-Bezahlprozessen über unterschiedliche Zahlungsanbieter. Eine Überwachung der Zahlungseingänge ist daher nicht mehr nötig.

Ihren über 14.000 Einwohnern in den fünf Mitgliedsgemeinden bietet die Samtgemeinde Neuenhaus darüber hinaus weitere Möglichkeiten. So können sie sich über das Online-Portal OR-Finanz beispielsweise selbst mit Informationen versorgen, ihre Steuerbescheide einsehen oder Kontoverbindungen ändern.

Damit stellen wir dem Bürger einen deutlichen Gewinn an Komfort bereit – so Michael Wübben.

„Die Bürger waren vorher darauf angewiesen, dass wir ihnen einen Bescheid nachdrucken oder Zahlungstermine mitteilen. Nun können diese Informationen einfach im Portal nachgeschlagen werden.“

Mit der kompletten Überarbeitung des Internet-Auftritts hat die Samtgemeinde bereits die nächste Projektphase eingeläutet. Wesentliche Neuerungen dabei werden der interaktive Haushaltsplan und Jahresabschluss der Axians IKVS sein.

Und wie bei den beiden ersten Teilprojekten wird auch hier die intensive Kommunikation wichtig für das Gelingen sein. Da das Digitalisierungsprojekt Auswirkungen auf die Gesamtverwaltung hat, bestand vor Beginn der Umsetzungsphasen nicht nur ein hoher Abstimmungsbedarf mit den einzelnen Fach- und Querschnittsabteilungen. Sondern für das Projektteam galt es, alle beteiligten Mitarbeiter, die sich zu der Zeit auf sehr unterschiedlichem technischem Niveau befanden, abzuholen und einzubinden. Auf diese Weise konnten die Verantwortlichen die notwendige Identifikation schaffen, denn

„ein solches Projekt steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter“,

sind sich Jacqueline Ewert und Michael Wübben einig.

Nutzen

Sie sehen in der sich weiterentwickelnden Digitalisierung ihrer Verwaltung einen hohen Nutzen. Die Daten sind zentral und sicher gespeichert und bei entsprechender Berechtigung von überall aus abrufbar. Das erleichtert nicht nur den normalen Arbeitsalltag der Mitarbeiter, sondern in der momentanen Corona-Krise auch das Arbeiten im Homeoffice.

„Digitalisierung ist aktuell in aller Munde, und die flankierende Gesetzgebung dazu, Stichwort Onlinezugangsgesetz, erzeugt Handlungsbedarf bei den Kommunen. Trotzdem sind die Themen Digitalisierung und elektronisches Prozessmanagement noch bei vielen nicht besetzt“,

hat Michael Wübben festgestellt. Anders in der Samtgemeinde Neuenhaus. Deren Planungen sehen vor, mittelfristig alle Dienstleistungen vollständig von Anfang bis Ende zu digitalisieren – damit sich ihre Bürger nicht immer persönlich auf den Weg in die Verwaltung machen müssen.