Stadt Bamberg

Organisiertes Bürgerkonto durch Zentrale Adressverwaltung

Die alte Kaiser- und Bischofsstadt Bamberg, seit 1993 Welterbe der UNESCO, lebt mit und von ihrer reichen Geschichte, ist dabei aber zugleich voll auf der Höhe der Zeit. Die Stadt mit ihren 70.000 Einwohnern präsentiert sich als bedeutender Wirtschaftsstandort und junge Universitätsstadt mit hoher Lebensqualität.

Herausforderung

Zur Zufriedenheit der Bewohner trägt auch das konsequente Handeln der Verwaltung in Hinblick auf mehr Bürgernähe, Transparenz und Wirtschaftlichkeit bei. Die Einführung des Bürgerkontos war hier nur eine der in diesem Zusammenhang realisierten unterschiedlichsten Maßnahmen. Ziel dabei war es, das bestehende Adressvolumen deutlich zu reduzieren, indem es eine Adresse pro Person geben sollte. Denn die Tatsache, dass jede natürliche und juristische Person verschiedene Adressen (Betriebssitze, Nebenwohnsitze etc.) beziehungsweise Ansprechpartner haben kann, ließ nicht nur den Umfang des Adressbestands stetig wachsen, sondern sorgte zudem für einen hohen Pflegeaufwand und mangelnde Übersichtlichkeit. Gleichzeitig wollten die Verantwortlichen die Qualität der Adressen steigern, beispielsweise über den Abgleich der Daten mit dem Online-Einwohnermeldewesen MESO, um damit die Zahl der unzustellbaren Rückläufer und den damit verbundenen Personal- und Kostenaufwand zu senken.

Lösung

Unterstützung bei diesem Vorhaben erhielten die Franken von Axians Infoma, die für ihr in Bamberg seit 2010 eingesetztes kamerales Finanzwesen Infoma newsystem zu dem Zeitpunkt an einem neuen Modul für die zentrale Adressverwaltung (ZAV) arbeiteten. Da erwiesen sich die Anforderungen der kreisfreien Stadt an der Regnitz als gute Möglichkeit, auch deren Erfahrungen und Anregungen aus dem praktischen Einsatz als Pilotanwender in die weitere Entwicklung der Funktionalitäten einfließen zu lassen.

Nach der schnellen und kompetenten Einrichtung des Systems durch Axians Infoma starteten die Bamberger im August 2012 in die Optimierung ihres Adressbestandes und vermeldeten innerhalb kurzer Zeit Vollzug: 79.220 Adressen konnten auf 65.640 Personen reduziert werden. Dafür wurden die Adressen normiert und zu Personen zusammengefasst. Das heißt, durch Stapelläufe werden die Adressdaten (Anschrift) automatisch vereinheitlicht, so dass beispielsweise die Schreibweise für das Wort „Straße“ im System einheitlich gewählt wird oder das Feld Hausnummer korrekt gefüllt ist und nicht im Textfeld der Straße steht. Ziel ist eine einheitliche Formatierung der Daten. Um den manuellen Änderungsaufwand möglichst gering zu halten, wurden zudem für fehlende Adresscodes beziehungsweise fehlerhafte Reihenfolgen von Namen und Vornamen individuelle Reports erstellt.

Damit war eine wesentliche Anforderung der Verantwortlichen erfüllt. Denn im Vergleich zur bisherigen Handhabung ist es nun möglich, für jede natürliche und juristische Person auch verschiedene Adressen vorzuhalten. Trotzdem stehen für die Sachbearbeitung alle Informationen unter einer „Person“ zur Verfügung und es lassen sich die Synergien einer zentralen Adresse nutzen. Will heißen: Identische Adressen werden durch eine einmalige Änderung automatisiert angepasst. Dennoch erhält der Sachbearbeiter bei Personen mit verschiedenen Adressen sofort einen einheitlichen Überblick über alle Finanzdaten, z.B. Steuerobjekte.

Vornehmlich eingesetzt in den Bereichen Steuern und Abgaben sowie Kasse, stammen die Adressanträge jedoch aus der gesamten Stadtverwaltung und werden jetzt zentral direkt über Infoma newsystem verwaltet. Denn das ZAV-Modul ist zwar vollständig im Finanzwesen integriert, erlaubt aber auch jedem anderen Verfahren – beispielsweise für die Abwicklung von Ordnungswidrigkeiten sowie Lohn und Gehalt oder die Verwaltung von sozialen Einrichtungen etc. – die übergreifende Nutzung der Funktionen.

Nutzen

Mit den Möglichkeiten der zentralen Adressverwaltung und den damit verbundenen Verbesserungen in den Abläufen, aber vor allem auch mit der Projektbegleitung durch Axians Infoma vollauf zufrieden, ergab sich dennoch für die Bamberger im Verlauf des Praxiseinsatzes Anpassungsbedarf. So war ein Wunsch des Pilotanwenders die Erstellung adressübergreifender Kontoauszüge für die Bürger, bei denen alle bestehenden Adressen einer Person in einer Komplettübersicht zusammengefasst sind.

Die andere Anregung zielte auf eine vereinfachte Bearbeitung bei der Änderung von Adressen speziell im Steuerbereich. Bis dato benötigte der jeweilige Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin „hellseherische“ Fähigkeiten, um zu erkennen, ob eine Adresse (Adresse ohne Datenabgleich) oder eine Person (Adresse mit Datenabgleich) geändert werden musste. Mit der Option, die Änderung von Adressdaten immer über die Adresse zu ermöglichen, setzte Axians Infoma diese Anregung aus der Praxis um. Im Falle eines gesetzten Datenabgleichs können nun die Person und etwaige weitere Adressen mit Datenabgleich gesetzt werden. Der jeweilige Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin muss nicht mehr unterscheiden, die Daten werden automatisch in allen relevanten Karten/Tabellen aktualisiert.

Auch wenn in Bamberg nach sechs Monaten Echtbetrieb die Optimierung der Schnittstellen und die weitere Verbesserung der Adressqualität auf der Agenda noch ganz oben stehen, gehen die Planungen bereits weiter. Für einen späteren Zeitpunkt ist vorgesehen, Mahnungen zentral an die „Person“ zuzustellen, um so unter anderem Kosten einzusparen.