Stadt Dissen aTW | Niedersachsen

Durch Digitalisierung und Standardisierung bereit für §2b UStG-Anwendung

Ausgangslage

Die Anwendung des § 2b UStG stellt die Kommunen vor große Herausforderungen – machen doch die in diesem Zusammenhang zusätzlich auftretenden Anforderungen eine Neubewertung von Prozessen notwendig. Nun kann man sich in sein Schicksal einer weiteren Mehrbelastung im Arbeitsalltag ergeben – oder aber diese Rechtsänderung vor allem als Chance sehen, alte und nicht mehr zeitgemäße Prozesse vollständig zu überdenken und effizientere Wege zu gehen. Für letztere Sichtweise hat sich die niedersächsische Stadt Dissen aTW entschieden und kann heute bei allen finanziellen Abläufen im gesamten Verwaltungsbereich vollständig digital arbeiten.
Bereits 2021 hatte die Kleinstadt am Teutoburger Wald alle Leistungen durch eine Projektgruppe und eine Steuerberatungsgesellschaft hinsichtlich der Auswirkungen der gesetzlichen Neuerung des Paragrafen prüfen und bewerten lassen. Dabei zeigte sich, dass organisatorische Änderungen in der Verwaltung sinnvoll sind, sich aber nur mittels standardisierter technischer Lösungen effizient umsetzen lassen.

Lösung

Vor allem für den seit 2020 in der Kernverwaltung genutzten digitalen Infoma Rechnungsworkflow wurden im Rahmen der Leistungsüberprüfung notwendige Anpassungen identifiziert. Denn bis dato waren die städtischen Schulen und Kindergärten nicht an den Rechnungsworkflow angebunden, sondern hatten eigene Girokonten und jeweils eigene Softwaresysteme für die Buchhaltung. Eine Abrechnung mit den Schulen und Kindertagesstätten fand am Ende eines jeden Jahres statt; die Buchungen auf den Girokonten wurden durch den mit der Erstellung des Jahresabschlusses betrauten Steuerberater manuell nachgebucht.

„Dieses Verfahren war in der Vergangenheit durchaus akzeptabel“, erläutert Christof Kombrink bei der Stadt Dissen aTW. „Im Hinblick auf den § 2b UStG und die Abgabe von unterjährigen Umsatzsteuervoranmeldungen musste jedoch eine neue Herangehensweise entwickelt werden, da auch die Schulen und Kindergärten umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.“

Hinzu kam, dass die bestehenden Dokumentvorlagen für die Abrechnung von Leistungen weder den Anforderungen an das Umsatzsteuergesetz entsprachen noch standardisiert waren. Zudem sollten alle Anwendenden bei der Vorkontierung ihrer Rechnungen ohne zusätzlichen Aufwand bereits eine Vorauswahl für den geltenden Mehrwertsteuersatz wählen können und möglichst bereits auf den richtigen Mehrwertsteuersatz hingewiesen werden.

Mit den Erkenntnissen aus der umfassenden Leistungsüberprüfung setzte das Projektteam daher vier Ziele fest:
1. Rechtssichere Bewertung aller Leistungen der Stadt Dissen aTW im Hinblick auf § 2b UStG.
2. Entwicklung von standardisierten Buchungsmechanismen, um den Aufwand für Beschäftigte und Finanzabteilung möglichst gering zu halten.
3. Anbindung der Außenstellen an den Rechnungsworkflow zur Erfüllung unterjähriger Erklärungspflichten.
4. Einsatz eines standardisierten Verfahrens zur Erstellung von Ausgangsrechnungen.

Obwohl anfangs sowohl vom Projektteam als auch den Mitarbeitenden skeptisch betrachtet, konnte das Projekt mit Unterstützung von Axians Infoma wie geplant und erfolgreich abgeschlossen werden. „Alle formulierten Ziele wurden vollständig erreicht und sogar zum Teil übertroffen“, zeigt sich Christof Kombrink zufrieden. Er freut sich neben der Erfüllung formaler Vorgaben wie Erklärungspflichten vor allem über die erreichten Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen. So konnten die Verträge für die Buchhaltungssysteme der Außenstellen gekündigt und die Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses reduziert werden, da eine manuelle Nachbuchung von Belegen nicht mehr notwendig ist.

Rund zwei Jahre dauerte die Vorbereitungsphase. In der Zeit setzten die engagierten Beteiligten die Meilensteine in diesem komplexen Projekt – von der Leistungsbewertung über die Einrichtung der Infoma-Lösung und die Anbindung der Außenstellen an den Rechnungsworkflow bis zur Einführung der Infoma App Faktura für die dezentrale Erstellung umsatzsteuerkonformer Rechnungen und zum Start der § 2b UStG-Anwendung am 1.1.2023.

Nutzen

Die Rückmeldungen über den Nutzen und die Vorteile des Projekts fallen nach der bisherigen Einsatzdauer bei den Anwendenden äußerst positiv aus. Die Sorge, dass es durch die § 2b UStG-Einführung zu einer deutlichen Mehrbelastung kommt, hat sich nicht bestätigt. Der Aufwand für die Ausgangsrechnungserstellung ist durch die Infoma App Faktura sogar gesunken.
Für die Finanzabteilung sind die Vorteile besonders spürbar. Sie muss keine Papierrechnungen oder Auswertungen mehr anfordern, sondern kann die Umsatzsteuervoranmeldung fristgerecht abgeben sowie unterjährige Auswertungen erstellen. Christof Kombrink sieht darin einmal mehr die Richtigkeit der seinerzeitigen Entscheidung:

„Wenn die entsprechenden organisatorischen und technischen Änderungen nicht durchgeführt worden wären, müssten viele Finanzinformationen quartalsweise von den Außenstellen angefordert und aufwändig manuell aufgearbeitet sowie alle individuellen Ausgangsrechnungen auf die inhaltlichen Vorgaben des § 2b UStG hin überprüft werden.“ Rückblickend hat die Einführung des § 2b UStG nach Ansicht von Christof Kombrink deutlich mehr Chancen als Risiken geboten. Dass ein externer Faktor zum Anlass genommen wurde, um interne Strukturen vollständig neu zu überdenken, steht für ihn für die Innovations- und Zukunftsfähigkeit der Dissener Verwaltung: „Es ist sicherlich vielfach der Fall, dass die Einführung des § 2b UStG als eigenständiges Projekt gesehen wird, das losgelöst von organisatorischen oder technischen Fragestellungen ist. Aber gerade, weil der Paragraf in alle Teile der Verwaltung greift, ist es sinnvoll, ganzheitlich zu denken. Dieses Vorgehen hat uns nicht nur zu einer effizienteren Arbeit geführt, sondern auch zu echten Kosteneinsparungen.“