Stadt Eppstein / Hessen

Am falschen Ende gespart

Herausforderung

Die dringliche Anfrage kam aus dem Finanzbereich. Zeitgleich mit dem ersten Lockdown hatte sich in der hessischen Stadt Eppstein eine schwierige personelle Situation ergeben, die unter anderem mit einer notwendigen Anpassung von Funktionen der seit 2017 genutzten Software Infoma einherging. Jetzt war rasches Handeln gefordert. Und für die nun verantwortliche erste Stadträtin und Leiterin des Dezernats II mit den Fachbereichen Verwaltungssteuerung und Kultur, Finanzen und Soziales Sabine Bergold stand fest: Allein schaffen wir das nicht, wir brauchen externe Hilfe. Die bot das Consulting-Team von Axians Infoma.

In einer ersten gemeinsamen Analyse des Status quo konnten die Schwachstellen schnell identifiziert werden. Diese zeigten sich vor allem im Bereich der Kasse. Aber auch bei Haushaltsplanung, Jahresabschluss, Anlagenbuchhaltung und Rechnungsworkflow gab es Handlungsbedarf. Denn viele vorhandene Funktionen wurden nicht optimal genutzt, Neuerungen im System waren nicht bekannt.

„Als kleine Kommune, die nicht an ein Rechenzentrum angeschlossen ist, fehlt uns für die notwendige Prozessoptimierung einfach das Mitarbeiterpotenzial. Deshalb haben wir uns für das Beratungspaket von Axians Infoma entschieden“, erläutert Sabine Bergold.

Lösung

Als einer der ersten Kunden profitiert die Verwaltung dabei vom neu angebotenen Entwicklungskonzept für Bestandskunden. Durch das in diesem Rahmen vereinbarte und im Haushalt budgetierte Beratungspaket steht den Eppsteinern ein gewisses Dienstleistungskontingent zur Verfügung. Aus diesem können die Mitarbeiter:innen bei Bedarf schöpfen, ohne vorab eine Genehmigung einholen zu müssen. Sabine Bergold sieht in diesem Angebot denn auch einen großen Vorteil:

„Wir haben mit dem Schnüren der Beraterpakete sehr gute Erfahrungen gemacht. Uns steht hierbei ein fester Ansprechpartner zur Verfügung, was uns als autark arbeitende Kommune sehr wichtig ist. Denn so kommen wir deutlich schneller zu Lösungen bei Fragestellungen – nicht nur innerhalb des Systems, sondern auch fachlicher Art.“

Das erwies sich auch bei der Einrichtung des Rechnungsworkflows als optimal – vor allem im Hinblick auf die in Eppstein praktizierte dezentrale Buchhaltung. „In unserer Verwaltung sind alle irgendwie mit dem System beschäftigt. Für jeden Sachbearbeiter, der eine Rechnung zu kontieren hat, gibt es also Berührungspunkte“, so die erste Stadträtin. „Wenn ich dann die Rückmeldungen erhalte, dass alles besser als früher ist, die Menschen sich innerhalb des Systems wohlfühlen und Erleichterungen im Arbeitsalltag spüren, beweist das die Qualität des Produkts ebenso wie die Richtigkeit unserer Entscheidung.“

Nutzen

Auch wenn noch nicht alle Baustellen beseitigt sind, ist Sabine Bergold mit dem aktuellen Stand sehr zufrieden. Den aus ihrer Sicht seinerzeit gemachten Grundfehler, auf fachliche Unterstützung zu verzichten, verbucht sie unter der Rubrik „am falschen Ende gespart“. Sie rät allen Kommunen, die sich mit der Einführung eines neuen Systems beschäftigen, die Expertise des Anbieterunternehmens in Anspruch zu nehmen.

Die hat sich Eppstein auch weiterhin gesichert. Denn Sabine Bergold weiß:

„Als kleine Kommune werden wir nie ganz ohne Unterstützung auskommen. Es gibt immer Dinge, die neu implementiert werden müssen. Das abgeschlossene Beraterkontingent gibt uns Sicherheit. Die Kosten werden in den Haushalt aufgenommen, sind also für uns gut kalkulierbar.“

Mit ein Punkt, der für sie vor allem mit Blick auf die weitere Digitalisierung der Verwaltung hohe Priorität hat.

Schon jetzt ist die Burgstadt hier auf einem guten Weg. Mit einem als einzige Kommune im Main-Taunus-Kreis vollständig digitalen Rechnungsbearbeitungsprozess sowie der Umsetzung von elektronischer Steuerakte, Dokumenten Managementsystem und einem ePayment-System ist bereits ein großer Schritt Richtung eines gesamten Digitalisierungskreislaufs vollzogen. Und auch mit der über IKVS geplanten Veröffentlichung des interaktiven Haushalts via Internet-Plattform stehen ihre Chancen gut, wiederum eine Vorreiterrolle im Kreis zu übernehmen.

Überhaupt hat sich Eppstein zum vorrangigen Ziel gesetzt, alle internen und externen Verwaltungsabläufe sukzessive in digitale Prozesse zu überführen. Schon seit 2019 besteht daher eine interkommunale Zusammenarbeit mit zwei weiteren Kommunen, um Synergien zu heben und gleichzeitig Kosten zu senken. Ein gemeinsames Prozess- und Dokumentenmanagementsystem hilft dabei.

„Wir erweitern momentan fast wöchentlich auf unserer Internetseite Dienstleistungen, die über einen digitalen Prozess direkt oder über eine Online-Terminvergabe umgesetzt werden können. Auch kleinere Bausteine wie Online-Fundbüro oder Mängelmelder gehören dazu“, sieht Sabine Bergold die Stadt bereits gut aufgestellt. „Daher sind wir froh, dass wir uns bei der Umsetzung vollständig digitaler Prozesse in Infoma auf die umfassende Unterstützung des Axians Infoma Teams verlassen können.“