Stadt Erlangen | Bayern

Verwaltungsprozesse identifizieren, analysieren und optimieren

Ausgangslage

Steigende Aufgabenvielfalt, sinkende Mitarbeiterzahlen. Viele Kommunen in Deutschland stehen aktuell vor dieser Herausforderung, müssen aber dennoch den Verwaltungsalltag pflichtgemäß stemmen. Zwar bieten bereits umgesetzte durchgängig digitale Prozesse hier große Unterstützung. Mit der schnell fortschreitenden Digitalisierung verändern sich aber gleichzeitig deren Anforderungen – und erfordern deshalb eine genaue Betrachtung. Ein Prozessmanagement mit Prüfung aller Abläufe und der Ermittlung von Optimierungspotenzialen ist effiziente Grundlage auf dem Weg zum Smart Government. Mit Hilfe des Ulmer Dienstleistungsunternehmens Axians Infoma hat die bayrische Stadt Erlangen diesen Ansatz umgesetzt.

Lösung

Schon früh hatte sich hier die Verwaltung die Optimierung von Prozessen auf die Fahnen geschrieben. Bereits 2019 startete die fränkische Großstadt mit der Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows von Axians Infoma ihr Projekt der End-to-End-Prozessdigitalisierung.

„Dabei soll aber nicht nur ein einzelner Prozess betrachtet werden“, erklärt Claudia Kauffmann vom Erlanger Amt für Digitalisierung und Informationstechnik. „Vielmehr wollen wir das Gesamtbild aller Prozesse in der Be- und Verarbeitung von Finanzdaten sowie ggf. der Vorprozesse im Auge behalten.“

Formuliertes Ziel ist es, Prozesse ohne Medienbrüche und mehrfache Dateneingaben sowie mit klaren Strukturen und einheitlichen Prozessstandards schneller und vor allem ressourcenschonender ablaufen zu lassen. „Gleichzeitig soll uns die Prozessdigitalisierung ermöglichen, unsere kommunalen Aufträge trotz weiterer Aufgabenzuweisungen und Fachkräftemangel auch künftig zu erfüllen“, so die Projektleiterin elektronischer Rechnungsworkflow.

Nutzen

Initiiert vom Amt für Digitalisierung und Informationstechnik in Zusammenarbeit mit Stadtkämmerei und Stadtkasse und unterstützt vom Axians Infoma Consultingteam erweist sich der voraussichtlich Ende 2025 abgeschlossene erste Schritt des Projekts Prozessdigitalisierung als überaus erfolgreich. „Mit dem elektronischen Rechnungsworkflow haben wir den ersten stadtweiten End-to-End-Prozess realisiert“, bilanziert Claudia Kauffmann. „Erstmalig konnten wir einen Überblick über den gesamten Prozess während seines Ablaufs herstellen und deutliche Prozessoptimierungen umsetzen.“ Dazu gehören Vorteile wie die schnellere und effizientere Bearbeitung, die verbesserte Zusammenarbeit der dreißig Fachämter mit der Stadtkämmerei und Stadtkasse sowie die ausbaufähige Automation von Prozessen. Aktuell nutzen rund 660 Anwender:innen die Lösung.

Ausblick

Noch in diesem Jahr beginnen die Vorbereitungen für weitere Projekte, wie z. B. die Einführung der Infoma Apps. Dabei ist es wichtig, die Prozesse ganzheitlich zu betrachten, um eine zukunftsfähige Digitalisierung zu erreichen. Es geht nicht nur darum, Papieranordnungen durch elektronische Anordnungen zu ersetzen. Auch die Vorprozesse, die über Apps oder das LuGM-Vertragsmanagement laufen, sowie Schnittstellen zu Fachverfahren werden berücksichtigt und geplant.