Stadt Kaiserslautern

Per Tastendruck zum automatisierten Berichtswesen

Unser Lautern – herzlich digital! Unter diesem Motto geht die Stadt Kaiserlautern seit ihrer Top-5-Platzierung im Jahr 2017 von Bitkom und dem deutschen Städte- und Gemeindebund durchgeführten Wettbewerb „Digitale Stadt“ konsequent Richtung digitale Modellstadt in Rheinland-Pfalz. Dabei ist den Verantwortlichen wichtig, die Digitalisierung nicht als Selbstzweck zu forcieren, sondern vielmehr eine Steigerung der Lebensqualität ihrer Bürger zu bewirken. Denn bei allen Bestrebungen auf dem Weg in die digitale Zukunft steht für die rund 100.000 Einwohner zählende Stadt der Mensch im Mittelpunkt.

Das gilt im besonderen Maße auch für die Verwaltung. Die weitere Umsetzung vollständig digitaler Prozesse nimmt auf der Agenda einen oberen Platz ein – zum einen um durch automatisierte Abläufe den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, zum anderen den Service für Bürger, Unternehmen und Politik zu optimieren.

Dazu gehörte für die Kaiserslauterer im Zuge ihres datengestützten Verwaltungshandelns auch die Einführung einer Business-Intelligence-Lösung, die aus der Fülle der vorhandenen Daten Informationen für Verwaltung und Politik als Grundlage wichtiger Entscheidungen zur Verfügung stellt. „Und zwar auf Tastendruck“, wie Alexander Hahn aus dem Referat Finanzen betont. „Bis vor kurzem existierte bei uns noch ein Berichtswesen, das sehr aufwändig manuell aufbereitet werden musste. Der Datentransfer aus dem Infoma newsystem Finanzwesen nach Excel hat viele personelle Ressourcen gebunden und war zudem fehlerbehaftet. Denn oft wurden Werte, Datengrundlagen und Auswertungen vermischt, sodass keine stichhaltige Begründung für Entwicklungen gefunden werden konnte.“

Neben der Möglichkeit, einfach und komfortabel standardisierte Berichte zu generieren und dabei eine gewisse Kontinuität bzw. Chronologie erzielen zu können, beeinflussten mit der gesetzlichen Verpflichtung zum Berichtswesen nach § 21 GemHVO RLP sowie den Vorbereitungen auf die Haushaltsberatungen zwei weitere Faktoren die Anschaffung einer BI-Lösung.

„Bei der Entscheidung für Axians Infoma war für uns ausschlaggebend, dass eine gemeinsame Datenbasis zwischen Buchhaltung und Berichtswesen besteht, sodass wir aus der Finanzsoftware heraus die Berichte erstellen können“, erinnert sich Alexander Hahn.

„Zudem waren die Nachvollziehbarkeit der Werte ebenso wie die Möglichkeit, eigene Berichte zu erstellen, für uns maßgebend. Gerade für die Genehmigung des Haushalts benötigen wir neben dem Haushaltsplan einige Berichte und Auswertungen, die wir der Aufsichtsbehörde vorlegen müssen. Und nicht zuletzt war uns der Support durch den Anbieter mit den entsprechenden Schulungen sehr wichtig.“

Wie viele bundesdeutsche Kommunen kämpft auch die Verwaltung der Stadt Kaiserslautern mit fehlenden Personalressourcen. Die dadurch erschwerte Sicherstellung des Alltagsgeschäfts, aber auch immer wieder kurzfristige Sonderaufgaben sind Gründe, die momentan nur die punktuelle Nutzung der Business Intelligence-Lösung für Haushaltsplanung, Haushaltsvollzug und Jahresabschluss erlauben. Hier werden beispielsweise Berichte zu den freiwilligen Leistungen erstellt, wie Vergleiche Plan-Ist, monatlicher Vollzug etc. Vor allem hier sieht Alexander Hahn mit den erzielten Zeitersparnissen einen wesentlichen Mehrwert durch das jetzige Verfahren: „Die freiwilligen Leistungen der Kommunen sind seit einiger Zeit stark im Fokus der Aufsichtsbehörden mit strengen Deckelungen der Zuschussobergrenzen. Unser Bericht dazu ist sehr aufwändig, da in einigen Kostenträgern nur gewisse Sachkonten – und das teilweise nur prozentual – dem freiwilligen Leistungsbereich zugeordnet werden. Dies musste bis dato zeitintensiv aus dem Finanzwesen herausgezogen und in Excel weiterverarbeitet werden. Eine Abfrage über den genauen Ist-Stand nahm dann schon mal mehrere Stunden in Anspruch.“ Ein Aufwand, der nun nicht nur der Vergangenheit angehört, sondern mit seinem Endergebnis die an die Business Intelligence Lösung gestellten Anforderungen voll erfüllt.

Dazu zählt auch, dass die auf Tastendruck ausgewerteten Ist- und Planzahlen u.a. in Texte zum Jahresabschluss oder in die Haushaltsreden des Oberbürgermeisters eingearbeitet werden. Darüber hinaus kann die Referatsleitung jederzeit Standardauswertungen aufrufen und die Entwicklungen beobachten bzw. analysieren; der Stadtvorstand erhält monatlich automatisierte Berichte zu den freiwilligen Leistungen sowie zu den Entwicklungen der Steuererträge. „Die Resonanz hierzu ist sehr gut“, zeigt sich Alexander Hahn zufrieden. „Auswertungserstellung und Informationsgehalt werden von Seiten der Nutzer ausdrücklich gelobt.“

Als nächste Schritte sehen die aktuellen Planungen den automatisierten Versand einer Budgetauskunft für die Schulsekretariate vor. Auch für Stadtvorstand und -rat soll in absehbarer Zukunft das Berichtswesen gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufgebaut werden. Die monatlichen automatisierten Berichte sind hier nur der Anfang. Welche Informationen dann wie, wann und wem zur Verfügung gestellt werden sollen, bedarf noch der Abstimmung. Und auch, wenn die Business Intelligence-Lösung noch nicht vollumfänglich genutzt wird, stehen die Vorteile für Alexander Hahn bereits fest:

„Die größten Pluspunkte sehen wir in der identischen Datengrundlage des Infoma newsystem Finanzwesens und der Business Intelligence Lösung Dadurch können Berichte nachvollzogen werden und haben dann dauerhaft eine größere Aussagekraft.“

Auch in der Vielfalt der Berichte zeigt sich für ihn die Flexibilität der Lösung. Zwar decken die Standardberichte bereits einen Großteil des Informationsbedarfs der Kaiserslauterer ab. Dennoch will Alexander Hahn die gebotene Möglichkeit, eigene Berichte anlegen zu können, künftig nutzen und so speziell auf die örtlichen Gegebenheiten reagieren.

Aber damit ist für ihn das Ende der Fahnenstange noch längst nicht erreicht: „Wir haben mit dem jetzigen Haushaltsaufstellungsverfahren begonnen, Budgets aus den Ist-Werten der vergangenen Jahre plus eines Aufschlags den Fachbereichen zur Verfügung zu stellen. Ein weiterer Schritt in diese Richtung ist selbstverständlich die Einbindung der Business Intelligence Lösung.“ Hierzu gehört dann auch die unterjährige Überwachung dieser Budgets und ggf. die Informationen an die einzelnen Referatsleitungen über den monatlichen Stand. In diesem Zusammenhang ist die Steuerung mit Hilfe von Kennzahlen für ihn ebenfalls ein Thema.

Weitere Projekte, wie z.B. Forderungsmanagement und die Umstellung der Liquiditätssteuerung auf Business Intelligence, sind im Moment noch Zukunftsmusik, die Grundlage für die Nutzung dieser Leistungsmerkmale aber schon geschaffen. So nahmen die verantwortlichen Bereiche bereits an einer Schulung durch Axians Infoma teil – und sind damit vorbereitet auf ein gewinnbringendes Forderungs- und Liquiditätsmanagement.