Stadt Kreuztal und Stadt Netphen

Zackiger Komplettumstieg

Unterschiedliche Anforderungsschwerpunkte, aber ähnliche Motivation für den Umstieg auf ein anderes doppisches Softwareverfahren: Für die beiden nordrhein-westfälischen Städte Kreuztal (31.000 Einwohner) und Netphen (24.000 Einwohner) beendete die Umstellung auf Infoma newsystem Anfang 2012 eine Zeit, in der das bis dato eingesetzte doppische Rechnungswesen die erwarteten Qualitätsstandards und Leistungsmöglichkeiten nicht erfüllt hatte. Aber auch wirtschaftliche Aspekte sowie die Aussicht auf einen ohnehin in absehbarer Zeit wahrscheinlichen Softwareaustausch in der Kommunalen Datenzentrale Siegen (KDZ), bei der beide Städte Kunde sind, forcierten die Entscheidungen.

Herausforderung

„Da wir zudem zum 1.1.2012 die Steuerveranlagungsverfahren sowie die Wasserverbrauchsabrechnung wegen der Linux-Umstellung der Kommunalen Datenzentrale hätten wechseln müssen, wollten wir dem Mehrfachwechsel und den damit verbundenen jeweiligen Datenmigrationen entgehen und suchten nach einem eigenen Weg“, erläutert Hans-Georg Rosemann, Bereichsleiter Finanzen bei der Stadt Netphen. Wichtigste Voraussetzung war daher, dass es sich bei der neuen Lösung um ein zukunftssicheres integriertes doppisches Finanzwesen handelte, das eine Wasserverbrauchsabrechnung und Steuerveranlagung beinhaltet und „auf jeden Fall von anderen Anwenderkommunen positiv bewertet sein musste“.

Auch für das rund 15 Kilometer entfernte Kreuztal hatte die Integration der Veranlagungsverfahren hohe Priorität. „Für uns war bei der Suche nach einer neuen Finanzsoftware von Bedeutung, dass nicht nur die verschiedenen Bausteine der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung, sondern auch Finanz- und Veranlagungssoftware integriert und modular nutzbar sind“, so Michael Kass, Finanzdezernat. „Deshalb hielten wir Ausschau nach einer leistungsfähigen Finanzsoftware einschließlich Anlagenrechnung, die aus doppischer Sicht eine benutzerfreundliche Erledigung der kaufmännischen Arbeiten ermöglicht, insbesondere auch die Bearbeitung der wesentlichen kommunalen Veranlagungsbereiche wie Gewerbesteuer, Grundbesitzabgaben und Vergnügungssteuer.“ Dabei lagen und liegen die Anforderungen der Stadt Kreuztal nicht nur in den Bereichen Grundsteuer, Hundesteuer, Abfall- und Straßenreinigungs- bzw. Winterdienstgebührengebühren, sondern auch in einer Verbrauchsabrechnung zur Abwicklung der Wasser- und Abwassergebühren.

Lösung

Sowohl mit Blick auf die Leistungsfähigkeit, Praktikabilität und Benutzerfreundlichkeit als auch die Wirtschaftlichkeit von Infoma newsystem überzeugt, entschieden sich beide Städte – wie zeitgleich auch die ebenfalls zum Landkreis Siegen-Wittgenstein gehörende und von der KDZ betreute Gemeinde Neunkirchen (rd. 14.000 Einwohner) – nach intensiven Vergleichsphasen für die integrierte Infoma newsystem-Lösung.

Die Umstellungsprozesse erfolgten in enger und konstruktiver Zusammenarbeit zwischen den Verwaltungen und den jeweiligen Axians Infoma-Teams. Hier zeigte sich nicht nur die hohe Kompetenz der Axians Infoma-Anwendungsberater in fachlichen wie technischen Fragen. Vielmehr sorgte auch deren als ein Auswahlkriterium formulierte Erfahrung mit der Migration von Daten aus der bisherigen Software sowie den Großrechner-Veranlagungsverfahren dafür, dass der Doppik-Doppik-Wechsel plan- und termingemäß verlief – immerhin hatte sich die Stadt Netphen mit dem Vorhaben eines Komplettumstiegs innerhalb von neun Monaten einen sportlichen Zeitrahmen gesetzt.

Rund zwei Wochen dauerte hier die gesamte Echtdatenübernahme, bei der neben den Finanzdaten auch die Personenstammdaten einschließlich Bankverbindungen, die Steuerdaten und die Daten aus der Wasserverbrauchsabrechnung übernommen wurden. Anschließend erfolgten die Überarbeitung des Kontenplans und die Anpassung der zahlreichen Schnittstellen, beispielsweise LOGA, WinOWIG und andere. Dank eines vorher eingerichteten Testmandanten standen alle Schnittstellen pünktlich zum Umstellungsbeginn zur Verfügung.

Wie für die Stadt Netphen war formuliertes und erreichtes Ziel der Stadt Kreuztal für den Umstellungsprozess, im Bereich des Finanzwesens den Haushaltsplan für das Startjahr bereits in Infoma newsystem zu erstellen und im Bereich Steuern und Abgaben die Grundbesitzabgabenbescheide den Bürgerinnen und Bürgern rechtzeitig zustellen zu können. Hier galt es aber zunächst von Seiten Axians Infoma, individuelle Wünsche und Anregungen im Modul Steuern und Abgaben zu integrieren. Beispielsweise wurde eine benutzer- und kundenfreundliche Lösung für bestehende komplizierte und komplexe Zählerabhängigkeiten entwickelt, die im Altverfahren nur manuell bearbeitet werden konnten. Sämtliche Konstellationen sind nun automatisch umsetzbar.

Darüber hinaus wurden Besonderheiten bei der Bescheidgestaltung berücksichtigt, wie die Darstellung des abweichenden Wirtschaftsjahres in der Wasser- und Kanalabrechnung und die Systemunterstützung einer monatlichen Zahlweise.

Die nachgewiesene Flexibilität des Verfahrens stellte Axians Infoma auch in Netphen unter Beweis und setzte zusätzliche spezifische Anforderungen um. Die Stadt bietet als besonderen Bürgerservice die monatliche Zahlungsweise der Grundbesitzabgaben an. Aufgrund der Vielzahl der Monatszahler musste sichergestellt werden, dass die Umbuchung von Quartalsfälligkeit auf monatliche Zahlungsweise und die entsprechende Ausweisung auf den Steuerbescheiden automatisiert erfolgte. Zudem war in der Wasserverbrauchsabrechnung der Abrechnungszeitraum vom 16.11. – 15.11. eines Jahres auf den 1.1. – 31.12. umzustellen. Im Bereich der Abfallbeseitigung galt es, die personenbezogene Gebührenberechnung, die jeweils Anfang des Quartals erfolgt, über die EWO-Schnittstelle abzuwickeln.

Nutzen

Nach den ersten Monaten des Echtbetriebs zeigen sich sowohl Verantwortliche als auch Mitarbeiter der beiden Städte zufrieden mit dem Status quo. Hans-Georg Rosemann hatte im Frühjahr des vergangenen Jahres nicht geglaubt, ohne große Probleme diese Umstellung zu schaffen: „Schließlich begann der Echtbetrieb schon Ende November mit der Eingabe der Zählerstände der Wasserverbrauchsabrechnung. Die Steuerbescheide konnten Anfang Januar versandt werden. Und weder der erste große Abbuchungslauf zum 15.2. noch der zwei Wochen später erforderliche Mahnlauf führten zu irgendwelchen Problemen.“

Auch für den Kreuztaler Michael Kass verlief der Umstieg auf das neue Verfahren positiv: „Wir wurden bei den notwendigen Umstellungsarbeiten sehr gut von den Axians Infoma-Mitarbeitern unterstützt. Die erforderlichen Schulungsmaßnahmen erfolgten strukturiert sowie ziel- und aufgabenorientiert. Die eigentliche Arbeit mit Infoma newsystem gestaltet sich so, wie dies auch zu Beginn des Umstellungsprozesses in Aussicht gestellt wurde.“ Dabei ist die Betreuung durch Axians Infoma auch mit dem Startschuss in den Echtbetrieb nicht beendet: „Wir erhalten bis heute eine regelmäßige Echtstartunterstützung vor Ort. Gleichzeitig bietet Axians Infoma eine Hotline an, die uns stets schnell und kompetent geholfen hat.“

Nach der Implementierung des neuen Finanzwesens sind in Kreuztal bereits die nächsten Schritte geplant. Zwischenzeitlich wurde ein „Zentrales Gebäudemanagement“ installiert, das mit dem Modul „Liegenschafts- und Gebäudemanagement“ arbeiten soll. Darüber hinaus gibt es Überlegungen zur Einführung eines „Workflow-Verfahrens“.