Stadt Mörfelden-Walldorf

Softwaregestützt zum effizienten Maßnahmenmanagement für Gebäude und Liegenschaften

Mit der Software von Axians Infoma werden unser Bedarf und unsere Prozesse im kommunalen Liegenschaftsund Gebäudemanagement hervorragend abgebildet und unterstützt.

Einen der größten Kostenblöcke im Verwaltungshaushalt der bundesdeutschen Kommunen stellt die Immobilienbewirtschaftung dar. Gleichzeitig wird hier das quantitativ höchste Buchungsvolumen in der kommunalen Verwaltung generiert. Dennoch arbeiten geschätzte 95 Prozent in diesem Bereich noch ohne professionelle Softwareunterstützung. Vielmehr werden die Daten und Prozesse meist über MS-Excel und MS-Word erfasst bzw. abgewickelt. Das ist nicht nur mit einem äußerst hohen manuellen Aufwand verbunden, sondern unter anderem auch mit Nachteilen wie einem fehlenden, jederzeit aktuellen Überblick über Budgets oder gar mit Versäumnissen in der Dokumentation von Maßnahmen. Ein kommunales softwaregestütztes Liegenschafts- und Gebäudemanagement bringt dagegen deutliche Vorteile und Synergien bei Daten(-haltung) und Prozessen mit sich.

Das sah auch das Stadtplanungs- und bauamt der rund 34.000 Einwohner zählenden Stadt Mörfelden-Walldorf so, dessen Vorgehensweise sich bis dato ähnlich aufwändig gestaltet hatte. Schon 2004 setzten die Hessen deshalb auf die Facility-Management-Lösung für öffentliche Verwaltungen FM^®-Tools, die sie allerdings einige Zeit später durch das integrierte Liegenschafts- und Gebäudemanagement des Ulmer Softwareanbieters Axians Infoma ablösten.

Herausforderung

Gründe für die seinerzeitige Entscheidung waren in erster Linie die effiziente Prozessabbildung und die Einsatzmöglichkeit nicht nur für Gebäude, sondern auch für Projekte im Bereich Tiefbau, sowohl bei den Investitionen als auch bei den Maßnahmen zur Straßenunterhaltung. Hinzu kam als weitere wesentliche Anforderung die Integrationsfähigkeit in das bereits seit 2007 genutzte doppische Finanzwesen von Axians Infoma.

„Wir wollten das Verfahren flächendeckend in sämtlichen Bereichen des Stadtplanungs- und Bauamts einsetzen, und zwar mit Zugriff auf einen Datenpool und ohne Schnittstellen“, erinnert sich Amtsleiterin Pia Bezzegh. „Deshalb war uns die Integrationsfähigkeit ebenso wichtig wie die Modularität, um zunächst mit wenig Daten beginnen und nach und nach tiefer einsteigen zu können.“ Dass das Infoma-Produkt und die FM-Tools, die zwischenzeitlich auch zum Leistungsangebot der Ulmer gehören, die gleiche Philosophie verfolgen, erleichterte den Verantwortlichen den Umstiegsentschluss zusätzlich.

Lösung

Neben dem Basis-Modul mit Objektverwaltung und Vertragsmanagement sowie dem Modul Miet- und Nebenkostenabrechnung setzt die zweitgrößte Stadt im hessischen Kreis Groß-Gerau das Maßnahmen- und Meldungsmanagement ein. Seine Funktionen ermöglichen effiziente Prozesse: Die Maßnahmenplanung und die bis auf Kostengruppen und Gewerke aufgeschlüsselte Maßnahmensteuerung gehören ebenso dazu wie die Bestellsteuerung und -ausführung einschließlich Unterstützung der Arbeitsprozesse.

Das Stadtplanungs- und -bauamt der Stadt Mörfelden-Walldorf erledigt in diesem Modul alle Aufgaben im Zusammenhang mit der umfassenden Maßnahmenverwaltung nicht nur im Gebäudemanagement, sondern darüber hinaus in den Bereichen Tiefbau, Grünflächen- und Spielplatzverwaltung, Budget Feuerwehr, Liegenschaften sowie Stadtplanung. In Zahlen bedeutet das: 120 Gebäude und 320 Wohnungen sowie 1961 unbebaute Liegenschaften mit 27.000 m2 Grünflächen inklusive zweier Friedhöfe, 51 Flächen für PKW-Abstellmöglichkeiten, 35 Bushaltestellen, 42 Spielplätze, 100 km Straße u.v.m. werden softwaregestützt verwaltet. Dazu Pia Bezzegh: „Für uns als kleinere Kommune, die ja nicht so viele Gebäude zu verwalten hat wie beispielsweise eine Großstadt, ist es ein großer Vorteil, dass wir auch die anderen, im Bereich Stadtplanung und Liegenschaften anfallenden Aufgaben damit abdecken können.“

Dabei haben die Möglichkeiten des Moduls bereits zu deutlichen Optimierungen in den Abläufen und gleichzeitig mehr Transparenz geführt. Das Gesamtbudget wird nun auf sämtliche Produkte aufgeteilt, aus denen Maßnahmen entwickelt und budgetiert werden. Beispiel Bauunterhaltung. Hier steht u.a. für das Produkt „Wohnungen“ ein Budget zur Verfügung, das in verschiedene Maßnahmen aufgeteilt wird. So sind beispielsweise bei einem Altenhilfezentrum umfangreiche Maßnahmen notwendig – Wasserleitungen müssen saniert und der Brandschutz überarbeitet werden. Da gehen die dafür vorgesehenen Budgets nicht nur schnell mal in die Millionen, sondern die Maßnahmen ziehen sich unter Umständen über drei bis vier Jahre hin.

Budget- und Kostenkontrolle auf Tastendruck
Deshalb ist es erforderlich, diese Maßnahmen von der allgemeinen Bauunterhaltung abzuziehen und die Budgets so zu bestücken, wie die Mittel zu Verfügung gestellt werden. Das System erlaubt dabei, per Tastendruck für jede Maßnahme eine Budget- bzw. Kostenkontrolle zu generieren, so dass jederzeit ein finanzieller Überblick über die einzelnen Maßnahmen möglich ist. Pia Bezzegh erläutert: „Ich sehe auf den ersten Blick, was bei den einzelnen Maßnahmen passiert ist, wie sich die Budgets zusammensetzen, ob dort schon Aufträge erteilt oder Rechnungen wirksam geworden sind. Gleichzeitig kann ich aber auch in den Budgets variieren, wenn das Geld bei einer Maßnahme noch nicht in Anspruch genommen worden ist, bei einer anderen aber fehlt.“

Steht ein neues Haushaltsjahr an, werden die Maßnahmen angepasst und entsprechend budgetiert sowie Reste vom alten Haushaltsjahr übertragen. Auf diese Weise ist immer eine Kontrolle über die Entwicklung gewährleistet. Das war nicht immer so. In Zeiten der mühsam manuell zusammengestellten Excel-Listen konnte es schon mal passieren, dass Informationen in der Dokumentation fehlten. „Wir haben jetzt eine viel bessere Dokumentation darüber, was wir gemacht haben, mit welchen Geldern, welcher Firma usw. Das lässt sich über Jahre hinweg nachhalten“, so Pia Bezzegh.

Nutzen

Überhaupt ist die bessere Kontrolle über das Budget für die Amtsleiterin ein wesentlicher Punkt ihrer insgesamt positiven Bilanz: „Aufgrund der über Jahre gesehenen Auswertungen wird man in der Planung viel sicherer. Wir können jetzt sagen, was wir für Mittel brauchen, wenn sich z.B. die Stromkosten erhöhen.“ Das ist erst möglich, seit in Mörfelden-Walldorf auf Sachkostenebene mit exakten Zahlen geplant wird. So kann das Fachamt gegenüber der Politik nun auch genau begründen, warum die Mittel benötigt werden, und erleichtert damit deren Entscheidungsfindung.

Für 2013 sehen die Planungen bereits weitere Schritte vor. Dann soll das im Basis-Modul integrierte Vertragsmanagement, das die direkte Verknüpfung zwischen Kostenstelle, Kostenträger, Sachkonto und dem Lieferanten als Vertragspartner ermöglicht, eingeführt sein und die Arbeitsabläufe weiter optimieren. Darüber hinaus will das Stadtplanungs- und bauamt noch im gleichen Jahr mit Hilfe der entsprechenden Infoma-Module in ein effizientes Energiemanagement und später ein softwaregestütztes Verfahren für den Bauhof starten.