Stadt Nürtingen / Baden-Württemberg

Kurzfristige Planänderung ermöglicht durchgängig digitale Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Herausforderung

„Einführung des elektronischen Infoma Rechnungsworkflows (RWF) zur Verarbeitung der Eingangsrechnungen“ – so lautete eigentlich der Plan der Stadt Nürtingen. Aber schon kurz nach dem Start des Projekts änderte sich das vorgegebene Ziel durch eine zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht vorgesehene Erweiterung. Und die Baden-Württemberger bewiesen Flexibilität. „Im Zuge der Projektbetreuung zeigte uns Axians Infoma, dass die Ausgangsrechnung kaum anders zu behandeln ist wie die Eingangsrechnung“, erinnert sich Matthias Nagel aus der Stadtkämmerei der 42.000-Einwohner-Stadt am Fuße der Schwäbischen Alb.

Wir haben dann sofort die laufenden Schulungen um diesen Bereich ergänzt und führen nun sowohl Annahme- als auch Auszahlungsanordnungen durch. Gleichzeitig waren wir damit bereits top gerüstet für die Umsatzsteuer und konnten mit überschaubarem Aufwand die Infoma App Faktura für die dezentrale Erfassung von Rechnungen andocken.“

Lösung

Damit waren die, bei den ersten Planungen formulierten Beweggründe für den RWF voll erfüllt. Raschere Rechnungsbearbeitung, „damit die Mahnung nicht vor der Bearbeitung im Haus ist“, ein modernes Tool ohne Medienbrüche sowie die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben. Nach intensiver Auswahlphase und erfolgreicher Überzeugungsarbeit bei Gemeinderat, Fachämtern und Mitarbeitenden stand die Entscheidung für die Infoma-Lösung fest. „Da die Projektkosten und die notwendige Zeit für den Rollout doch recht hoch sind, war die Herausforderung, frühzeitig alle Beteiligten mit ins Boot zu holen“, ergänzt Steffen Greiner vom Haupt- und Rechtsamt. Als hilfreich erwies sich dabei der dreimonatige Pilotversuch im Haupt- und Rechtsamt mit kontinuierlicher Betreuung durch den Axians Infoma-Berater. An den regelmäßigen Terminen hatten die Nürtinger so die Gelegenheit, spezifische Fragen zum Prozess wie auch zur Softwareimplementierung zu stellen. Zudem standen diverse Admin-Schulungen auf dem Programm, um das System und die Workflows größtenteils in Eigenregie anpassen zu können – hatten sich die Verantwortlichen doch für das Betreiben und Betreuen durch die EDV-Abteilung im Haus entschieden.

Nachdem die Mitarbeitenden des Haupt- und Rechtsamts geschult sowie die Workflows gezielt auf die Bedürfnisse der Verwaltung angepasst und als Standard für die anderen Bereiche definiert waren, erfolgte Anfang 2022 der reibungslose Start in den Echtbetrieb. Lediglich die Sonderabläufe des Technischen Rathauses mit Bauverwaltung, Stadtplanung und Tiefbauamt inklusive Bauhof, Kläranlagen etc. stellten die Verantwortlichen noch vor eine größere Herausforderung. So erfolgt hier die interne Rechnungsverteilung und eine Controlling- und Buchungsstelle bucht bereits einen gewissen Teil der Rechnungen, um damit die Kämmerei zu entlasten. Gleichzeitig wird geprüft, ob Daten und Kontierung korrekt sind, da die Rechnungen im Bauwesen relativ umfangreich sind und oft nur Teil- oder Abschlagszahlungen umfassen. Zudem erfassen die Mitarbeiter:innen vorab im Infoma Finanzwesen die Bestellungen, die anschließend im RWF mit den Rechnungen verknüpft werden können. Mit der Abbildung dieser Abläufe beschäftigte sich das Projektteam daher auch erst, nachdem das entsprechende Know-how aufgebaut war.

Nutzen

Dennoch wurden schon in diesem ersten Jahr nahezu 7.000 Eingangs- und Ausgangsrechnungen reibungslos verarbeitet. Für 2023 erwarten die Projektverantwortlichen eine Steigerung um fast das Dreifache auf rund 20.000 Rechnungen. Der Grund liegt für sie auf der Hand:

Die internen Prozesse haben sich gravierend verändert. Wir haben deutlich schnellere Durchlaufzeiten, denn die bis dato genutzte Lösung erforderte einen hohen Zeitaufwand. Zudem erlauben uns die Workflows ein rasches Kommunizieren, wodurch Fragen zur Rechnung von allen Beteiligten sofort beantwortet werden können.“

Hinzu kommen Einsparungen durch Papierreduzierung und den Abzug von Skonti durch schnellere Zahlungsanordnungen.

Nach gut einem Anwendungsjahr ist die Resonanz bei den Mitarbeitenden sehr positiv, wie auch eine interne Umfrage bestätigt. Dazu tragen vor allem die umfassenden Leistungsmerkmale des Infoma-Verfahrens bei. Dazu gehört nicht nur die selbsterklärende Oberfläche des RWF. Vielmehr sind es Möglichkeiten wie beispielsweise automatisch protokollierte Kontierungen, die beim nächsten Mal als Vorschlag dargestellt und zeitsparend per Klick übernommen werden. Oder die Nachverfolgung, die sowohl das Zurückholen und Korrigieren einer Rechnung erlaubt, als auch gleichzeitig für eine hohe Transparenz sorgt, sodass jederzeit klar ist, wer den nächsten Arbeitsschritt machen muss.

Die durchgängige Digitalisierung von Verwaltungsprozessen genießt in Nürtingen einen hohen Stellenwert. Deshalb stehen mit der Cloudanbindung für Kitas und Schulen, dem ePayment-Manager zur Anbindung von ePayBL, der papierlosen internen Leistungsverrechnung sowie dem Bestell- und Genehmigungsworkflow aktuell bereits weitere digitale Optionen auf der Agenda. Für Matthias Nagel und Steffen Greiner zeigen die Vorteile des elektronischen RWF deutlich, „dass wir auch in Zukunft auf Workflows setzen sollten, z. B. bei internen Genehmigungen wie dem Dienstreiseantrag.“ Als besonders wichtig erachten sie aber, „die internen Prozesse vorrangig zu optimieren, bevor digitale Leistungen den Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung gestellt werden.“