Stadt Olpe

Mit flächendeckendem Rechnungsworkflow zur papierlosen Sachbearbeitung

Herausforderung

Die Verantwortlichen der nordrhein-westfälischen Kreisstadt Olpe waren sich in ihrer Einschätzung frühzeitig einig: Im geplanten Rechnungsworkflow liegt die Zukunft. Nicht nur, weil er eine gute Grundlage für die anstehenden Herausforderungen des E-Government-Gesetzes darstellt. Vielmehr sahen sie in seiner Einführung die logische Fortsetzung bzw. Vollendung der digitalen Sachbearbeitung, die in allen anderen Arbeitsbereichen bereits realisiert war.

Denn die knapp 26.000 Einwohner zählende Kreisstadt am Biggesee hat schon vor vielen Jahren den Weg zur durchgängigen Digitalisierung eingeschlagen. Seit 2004 Anwender eines flächendeckenden Dokumenten Managementsystems (DMS), wurden in Olpe bereits ab 2007 alle Buchungs- und Rechnungsbelege im DMS abgelegt und die Papierdokumente nach Ablauf eines Jahres nach der Bearbeitung in der Geschäftsbuchführung entsorgt. Dafür erhielten die Belege im Vorfeld aus dem seinerzeit genutzten Buchungssystem einen Barcode, der das so genannte „späte Scannen“ ermöglichte.

Lösung

Die Mitarbeiter der Verwaltung kannten daher die digitalen Abläufe. Unter anderem aus diesem Grund entschied man sich, zeitgleich mit dem zum 1.1.2016 anstehenden Wechsel auf das Infoma newsystem Finanzwesen ebenfalls den integrierten Rechnungsworkflow einzuführen. So sollte auch vermieden werden, Papierbelege wieder sortieren und aufbewahren zu müssen. „Für das Kernteam der Umstellung bedeutete der parallele Umstieg natürlich eine sehr große Belastung“, erinnert sich Torsten Kaufmann, Amtsleiter des Amtes für Finanzen und Steuern. „Aber auch nahezu alle anderen Mitarbeiter im Haus waren unmittelbar betroffen, denn die papierlose Sachbearbeitung sollte ja auf den gesamten Bereich der Rechnungsbearbeitung und des Anordnungswesens einschließlich der Dienststellen außerhalb des Rathauses und der Schulen ausgedehnt werden.“

Damit konnten die Olper nicht nur den aktuellen Standard der digitalen Belegablage halten. Vielmehr erreichten sie gleichzeitig, „dass nicht nur am Ende der Kette eine Digitalisierung stattfand, sondern dezentral in den Ämtern bereits zu Beginn der Rechnungsbearbeitung. Und dies ist eine deutliche Weiterentwicklung“, so Torsten Kaufmann.

Nichtsdestotrotz stellte die Einführung des Rechnungsworkflows mit der zeitgleich verlaufenden flächendeckenden Umstellung der Buchungssoftware auf Infoma newsystem für alle Mitarbeiter der Kreisstadt sowie einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung (Abwasserbetrieb), einer GmbH und eines Zweckverbands eine große Herausforderung dar. Eine der Hauptaufgaben des Projektteams war es daher, innerhalb kurzer Zeit die rund 110 künftigen Anwender mit den Neuerungen des Rechnungsworkflows vertraut zu machen und die Akzeptanz für das neue System zu forcieren. „Dies war nur durch das starke Engagement der Kolleginnen und Kollegen des gesamten Amtes für Finanzen und Steuern möglich“, erläutert Torsten Kaufmann. „Dieses Engagement legten aber alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Haus an den Tag, die dem Projekt zwar mit einer gewissen Skepsis, aber grundsätzlich offen begegneten. In Kombination mit einer Verwaltungsführung, die die Umsetzung voll unterstützte, waren die Voraussetzungen für den Erfolg geschaffen.“

Auf aufwändige Wirtschaftlichkeitsanalysen und Abwägungen verzichtete Olpe dabei bewusst, setzte die Arbeitszeit lieber konsequent und ausschließlich für die Realisierung ein. Ziele wurden weder gemessen noch bewertet. „Dies mag für ein Projekt mit solchen Auswirkungen eher untypisch sein“, meint Torsten Kaufmann, „aber nur durch diese Vorgehensweise konnten wir angesichts der knappen Umsetzungszeit von gerade einmal acht Wochen das Ziel erreichen.“ Allerdings bedingt das ein hohes Maß an Vertrauensvorschuss seitens der Verwaltungsspitze gegenüber dem Projektteam – der sich in Olpe ausgezahlt hat.

Nutzen

In intensiver Zusammenarbeit mit Axians Infoma und dem IT-Dienstleister S-IT, der auch für das Hosting verantwortlich zeichnet, erfolgte die Implementierung – als erstes Rechnungsworkflow-Projekt des Rechenzentrums. Von Beginn an stabil läuft der Rechnungsworkflow in der Kreisstadt seit nunmehr anderthalb Jahren reibungslos und ermöglicht eine umfassende und flächendeckende digitale Rechnungsbearbeitung nahezu aller Geschäftsvorfälle. Intuitiv zu bedienen und nach wenigen Schulungsstunden auch eigenständig programmierbar, waren selbst „nicht technikaffine“ Nutzer schnell in der Lage, mit der Lösung zu arbeiten.

Die Vorteile sieht Torsten Kaufmann vor allem bei der Belegrecherche sowie in der Geschäftsbuchführung, die einen Großteil der Geschäftsvorfälle nicht mehr eigenständig in die Buchhaltungssoftware eingibt. Vielmehr werden hier nun überwiegend Kontrollfunktionen wahrgenommen und Geschäftsvorfälle gebucht, die wirtschaftlicher ohne Rechnungsworkflow erfasst werden, z.B. wiederkehrende Buchungen wie Mieten, Kredite oder interne Leistungsverrechnungen.

Derweil arbeitet die Stadt Olpe an den nächsten Weiterentwicklungsschritten. Dazu gehört die Anbindung an das Haupt-DMS, um sowohl den technisch unterstützten Start des Rechnungsworkflows als auch die automatisierte Rückablage in das DMS zu ermöglichen. Zudem werden nach und nach die Funktionen des intelligenten Scannens integriert, die ein teilweise automatisiertes Ausfüllen der Buchungsmaske erlauben.

Und auch wenn in den Fachämtern aufgrund der vollständigen Buchungseingabe ein Mehraufwand entstanden ist und die erstmalige Programmierung sowie der regelmäßige Betreuungsaufwand anspruchsvoller sind, ist sich Torsten Kaufmann sicher: „Die Früchte der Anstrengungen sind bei solchen Projekten nicht kurzfristig, sondern mittel- bis langfristig zu ernten.“