Stadt Schopfheim

Dezentrale Fakturierung reduziert Arbeitsaufwand

Die im Südwesten Baden-Württembergs gelegene Stadt Schopfheim setzt seit 2013 auf das integrierte kamerale Finanzwesen aus der Produktfamilie newsystem. Die Eigenbetriebe arbeiten seit 2012 mit der doppischen Version von newsystem.

Herausforderung

Die Entscheidung für diesen Mix fiel unter anderem mit Blick auf die in Baden-Württemberg gesetzlich geforderte Umsetzung der Doppik bis 2020. Deshalb war es der Stadt auch wichtig, bei der Neueinführung auf ein System zu setzen, das sowohl den kameralen als auch den doppischen Ansatz unterstützt. Darüber hinaus spielten neben der zukunftsweisenden Technologie die Funktionalität und die Sicherstellung der Einheitskasse eine ausschlaggebende Rolle.

Lösung

Der Einführungsprozess 2012/2013 verlief dank der produktiven Zusammenarbeit zwischen den Verantwortlichen der Stadt Schopfheim und dem Team von Axians Infoma genau nach Plan und blieb im vereinbarten Zeitrahmen. Alle Steuern konnten fristgerecht veranlagt werden und die Haushaltsplanung erfolgte planmäßig, da alle Module zügig und reibungslos in den Produktivbetrieb übernommen werden konnten.

Lediglich bei der Fakturierung gab es anfangs Einschränkungen, da die Lösung nicht alle Funktionalitäten bot, die bei der Stadt bisher zum Einsatz kamen und gebraucht wurden. Hier hat sich Axians Infoma aber – wie während der gesamten Projektphase – als professioneller Partner gezeigt und die notwendigen Anpassungen zeitnah vorgenommen.

Im Anwendungsportfolio der Stadt Schopfheim nimmt die kamerale Fakturierung eine besondere Rolle ein. Ein breites Funktionsspektrum unterstützt eine Vielzahl von kommunalen Abrechnungsprozessen. Um die Abläufe zu optimieren, wurden individuelle Vorlagen, Leistungen und Leistungsgruppen angelegt. Per Mausklick wählen die Mitarbeiter lediglich die Vorlage aus, die sie für einen Vorgang benötigen. Die grundlegenden Informationen werden bereits bei der Erstellung der Vorlage im System hinterlegt und müssen lediglich durch aktuelle Werte ergänzt werden. Aus definierten wiederkehrenden Leistungen, die bei der Haushaltsstelle hinterlegt sind, können die Mitarbeiter auswählen. Dadurch wird das Personal von Routinearbeiten entlastet, gleichzeitig beschleunigt sich der Fakturierungsablauf deutlich. Da die Rechnungsstellung an die Empfänger direkt durch Erfassung in Infoma newsystem kameral dezentral erfolgt, lassen sich auch Doppelerfassungen vermeiden und Datenredundanzen verhindern. „Die Bedienung des neuen Systems hat sich bei unseren Mitarbeitern schnell eingespielt, denn die Strukturen sind klar und das Fakturierungsmodul ist sehr anwenderfreundlich“, so Janine Kropf, zuständig für die Betreuung des Moduls Fakturierung. Inzwischen nutzen 57 Mitarbeiter der Stadt Schopfheim das Verfahren.

Nutzen

Die positive Zusammenarbeit spiegelt sich auch in den Zukunftsplänen wider, die die Stadt für künftige Lösungen hat. 2017 steht der allgemeine Umstieg der Stadtverwaltung auf die Doppik an. Beim Wechsel zur doppischen Buchhaltung werden die Einrichtungen und Daten der kameralen Fakturierung in die doppische Gebührenschnellerfassung übernommen. Somit muss die Einrichtung kein zweites Mal erfolgen und die Funktionalitäten stehen von Beginn an zur Verfügung.