Stadt Wolfenbüttel

Digitalisierung des Finanzmanagements

Herausforderung

Mit der seinerzeitigen Entscheidung, die alte und unflexible Finanzsoftware der Stadt durch das integrierte Finanzwesen Infoma newsystem abzulösen, stellten die Verantwortlichen der Kämmerei gleichzeitig die internen Prozessketten auf den Prüfstand, um sie an die Anforderungen einer modernen Verwaltung anzupassen.

„Zentraler Baustein unserer Strategie ist die vollständige Digitalisierung der Finanzverwaltung“, erläutert Axel Sievers, Leiter der Abteilung Finanzen und Controlling in Wolfenbüttel.

„Vorrangiges Ziel dabei war, unser Kerngeschäft digital auszurichten, ohne unsere hohen Standards in der Ausführung des Haushalts- und Kassenrechts mindern zu müssen.“ Darüber hinaus sollte ein hohes Maß an Transparenz und Sicherheit unter anderem durch klare Zuständigkeiten, einheitliche Prozesse und strukturierte Abläufe geschaffen werden.
Dafür setzt die Stadt unter anderem auf den Einsatz von Lösungen wie den integrierten Rechnungsworkflow und eRechnungsmanager, ePayment und Bestellworkflow sowie auf das Berichtswesen Plus und die eAkte.

Um dieses komplexe Unterfangen zum gewünschten Erfolg zu bringen, war den Wolfenbüttelern von Anfang an klar: Es geht nur mit tatkräftiger Unterstützung ihres IT-Dienstleisters Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), der die projektbegleitende Betreuung Richtung Echtstart inklusive Schulungen und Workshops übernahm, und mit einem effektiven internen Projektmanagement. Deshalb wurde ein Projektteam aus Mitarbeitern der Abteilung Finanzen und Controlling unter der Gesamtführung von Abteilungsleiter Sievers und seiner Stellvertreterin Silke Vopel gebildet, aber mit Übertragung der Verantwortung für die einzelnen Teilprojekte auf verschiedene Mitarbeiter. Ein enger Austausch zwischen beiden Seiten stellte dabei sicher, jederzeit sowohl die Gesamtentwicklung beurteilen als auch gemeinsam die Entwicklung des jeweiligen Einzelprojekts steuern zu können. „Dieser regelmäßige Austausch ist insbesondere im Hinblick auf die Projektdauer wichtig“, so Silke Vopel. „Denn die Modernisierung und Digitalisierung der Abläufe ist ein langfristig zu organisierender Prozess, da sich die Finanzverwaltung als Querschnittsaufgabe auf sämtliche Fachämter und -abteilungen auswirkt. Deshalb muss die Funktionsfähigkeit der Abläufe stets gewährleistet sein.“

Lösung

Seit Beginn des Projekts „Digitalisierung der Finanzverwaltung“ am 1.1.2016 hat Wolfenbüttel einen großen Teil der formulierten Ziele bereits realisiert. Die Rechnungsbearbeitung erfolgt mit Hilfe des integrierten Rechnungsworkflows ausschließlich digital, die Voraussetzungen für die eRechnung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und ERechV sind mit dem eRechnungsmanager geschaffen, der Workflow Haushaltsplanung zur Vereinfachung und Beschleunigung des Haushaltsplanungsverfahrens und Vereinfachung der Fristenüberwachung ist ebenfalls umgesetzt. Aktuell wurden ein interaktiver Haushaltsplan/Jahresabschluss und ein unterjähriges Berichtswesen mit IKVS realisiert.

Andere Ziele sind noch in der Vorbereitung oder in der ersten Phase des Echtbetriebs. So befindet sich das Modul Bestellworkflow, mit dem die Stadt ihr Auftragswesen vereinfachen und beschleunigen will, zur Zeit in einem hausinternen Pilotprojekt mit ausgewählten Fachämtern, um den benötigten Schulungsbedarf zu identifizieren. Flächendeckend im Einsatz sind bereits die eAkten „Steuern“, „Kasse“, „Vertragsverwaltung“ und „Liegenschafts- und Gebäudemanagement“, während die eAkte zur Vollstreckung sich derzeit in der Erprobung befindet.

Nutzen

Gradmesser für den Erfolg und die Akzeptanz der neu eingeführten und alternativlos anzuwendenden Prozesse sind die Rückmeldungen der Nutzer. Alle eingeführten Prozesse wurden nach einer Eingewöhnungszeit von der Mehrzahl der Mitarbeiter als positiv eingeschätzt. Damit kann das Projektteam für sich beanspruchen, die nach wie vor größte Herausforderung in einem solchen Projekt gemeistert zu haben: die Anwender dazu zu bringen, die Neuerungen zu akzeptieren und den Fortschritt und die damit einhergehenden Vereinfachungen zu erkennen.

Nicht ohne Stolz stellt Thorben Küsel, der die Betreuung der Digitalisierungsprojekte übernommen hat, daher fest „dass wir gemessen an vergleichbar großen Kommunen der Zeit voraus sind. Die gesetzliche Anforderung zum Empfang von elektronischen Rechnungen haben wir bereits zwei Jahre vor der Frist erfüllt und uns im Hinblick auf die Digitalisierungsstrategien von Bund und Land einen Vorsprung im Vergleich zu anderen Kommunen erarbeitet. Aber vor allem konnten wir die Mitarbeiter unserer Verwaltung an den Umgang mit digitalen Prozessen und das „digitale Denken“ gewöhnen.“

Weitere Planungen beinhalten bereits aufgrund der Neuorganisation des Bauhofs für 2020 die Einführung des Moduls Kommunale Betriebe mit mobiler Erfassung von Arbeitszeiten und Tätigkeiten. Auch eine Faktura-Lösung für Ausgangsrechnungen und Bescheide, eAkten für Anlagen und Bauhof sowie ein Bürgerportal sind Teilziele, die zeitnah angegangen werden sollen.

Martin Sunder, Produktmanager Infoma newsystem bei der KDO, kann ob dieses vorgelegten Umsetzungswillens nur bestätigen, dass sich die Stadt Wolfenbüttel als sehr agile, flexible und außergewöhnlich innovative Verwaltung erweist: „Während der Projektumsetzung zeigte sich immer wieder, dass die Verantwortlichen nicht nach etwaigen Hindernissen in den neuen Prozessen und Lösungen suchten, sondern immer erst die sich bietenden Chancen sahen, um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein. Nicht zuletzt für diese Lösungsorientierung hat Wolfenbüttel den diesjährigen Innovationspreis von Axians Infoma erhalten.“

Nach nunmehr knapp drei Jahren intensiver Projektarbeit ziehen Axel Sievers und sein Team eine positive Bilanz: „Unsere Gesamtstrategie ist darauf ausgerichtet, einen in sich geschlossenen Prozess zu erschaffen, der ohne Medienbrüche von Anfang bis Ende digital abläuft. Das hat zu einer deutlichen Vereinfachung der Arbeitsabläufe, gesteigerter Transparenz, schnelleren Bearbeitungszeiten und damit zu mehr Komfort für Bürger und Mitarbeiter geführt.“