Stadtbetriebe Grevenbroich AöR | Nordrhein-Westfalen

Digitale Spielplatz- und Straßenkontrolle

Herausforderung

Sind alle Geräte auf den Spielplätzen in Ordnung? Welche Straßen weisen Schlaglöcher auf, die schnellstens beseitigt werden müssen? Diese regelmäßigen Kontrollen sind nur zwei der vielfältigen Bauhof-Aufgaben der Stadtbetriebe Grevenbroich AöR. Bis Ende Herbst 2020 verlief die Dokumentation von Kontrollen und Leistungserbringung hier nach dem Prinzip Doppelerfassung. Erst erfolgte die manuelle Aufnahme durch die Mitarbeiter vor Ort, dann die Erfassung der handgeschriebenen Rapporte im System. Ein zeit- und arbeitsintensiver Ablauf, der nicht nur fehleranfällig, sondern auch wenig transparent war.

Uns ging es insbesondere darum, Transparenz bei der Leistungserbringung zu schaffen und belastbare Daten zu generieren“, erinnert sich Monika Stirken-Hohmann, kaufmännische Vorständin der Stadtbetriebe. „Deshalb haben wir 2018 bei der Neuorganisation der Stadtbetriebe Grevenbroich AöR gleich damit angefangen, die Strukturen der Leistungserfassung zu ändern.

Formuliertes Ziel war deren Digitalisierung.

Lösung

 Nicht mehr manuel auf Zetteln, sondern vor Ort digital auf Mobilgeräten sollten die durch den Bauhof getätigten Leistungen erfasst werden – was jedoch nicht alleiniges Ziel des geplanten und mit dem Axians Infoma Innovationspreis 2020 ausgezeichneten Projekts war. Vielmehr sah die komplexe Anforderungsliste für das künftige integrierte Fachverfahren Kommunale Betriebe von Infoma newsystem weitere Optimierungen von Arbeitsabläufen vor. Auf dem Programm stand ebenfalls eine Verknüpfung der Aufträge aus dem Modul Kommunale Betriebe mit Objekten und Maßnahmen des Moduls Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Damit ist eine direkte Zuordnung zu den entsprechenden Maßnahmen / Budgets möglich. In Kombination mit den Auswertungsmöglichkeiten in Kommunale Betriebe lassen sich auf diese Weise Kosten und Auslastungen schneller und einfacher darstellen.

Auch die Übermittlung der Zeitdaten per Anbindung an das Personalabrechnungssystem für eine transparentere und übersichtlichere Personalabrechnung der auf dem Bauhof tätigen Mitarbeiter gehört in Grevenbroich zu den in Kürze anwendbaren Möglichkeiten. Ebenso wie der Web-Auftrag, dessen Einsatz Auftragsanfragen anderer Fachämter und die damit zusammenhängenden Arbeitsabläufe digitalisiert. Die auf Tablets angewendete Mobile Objektkontrolle erlaubt darüber hinaus, die Straßen- und Spielplatzkontrollen strukturierter und hieraus resultierende Mängel einfacher darzustellen und zu beseitigen.

Insgesamt standen bei unseren Erwartungen an die Lösung die zentrale und digitale Auflistung sämtlicher durchgeführter Leistungen sowie die einfache Auswertung im Vordergrund,

erläutert Projektkoordinator Pascal Ramrath, verantwortlich für Grünflächen und Umweltschutz. „Hierdurch und aus den verbesserten Arbeitsabläufen etc. versprechen wir uns in den nächsten Jahren auch eine höhere Wirtschaftlichkeit.“

Nutzen

Die Optimierungen der Prozesse mittels Digitalisierung sind nach neun Monaten bereits absehbar. Bei der Leistungserfassung konnte insgesamt im Vergleich zur klassischen Eingabe über Zettel und Weiterverarbeitung in Excel-Listen eine Zeitersparnis von bis zu 50 Prozent verzeichnet werden. Zum Umsetzungserfolg zählen für Pascal Ramrath zudem die einfachen Übersichten über getätigte Aufträge / Leistungen und die Beschäftigungsnachweise für die Mitarbeiter. Ebenso wie eine zentrale Übersicht über Fuhrparkvorgänge, z.B. Werkstatt oder Reparaturen. Als weiteren Vorteil sieht der Projektkoordinator die Möglichkeit von internen Auftragsanfragen per standardisiertem Web-Auftrag. Die Aufträge sind beispielsweise bei Rückfragen und Statusmeldungen in Zukunft zentral ersichtlich für alle beteiligten Kollegen.

Die Akzeptanz der neuen Lösung bei den zwölf Verwaltungs-  und den rund 110 Mitarbeitern im operativen Geschäft ist zwischenzeitlich sehr hoch, erforderte aber zunächst auch einiges an Unterstützung von Seiten des Projektteams – kam doch etwas vollkommen Neues auf alle zu. Deshalb ist es aus Sicht von Pascal Ramrath äußerst wichtig, Strukturen, Arbeitsabläufe und Vorgehensweisen, die innerhalb der Software abgebildet werden sollen, bereits im Vorfeld eindeutig festzulegen und vor allem klar zu kommunizieren.

Auch die Koordination mit der Personalabteilung hinsichtlich der Personalabrechnung sowie der IT zu den technischen Voraussetzungen, z.B. die Anbindung der Mobilgeräte, sind wesentliche Kriterien der lückenlosen, unkomplizierten und zügigen Einführung. Und ein weiterer Faktor spielte eine wichtige Rolle für den Erfolg, ist sich Monika Stirken-Hohmann sicher: „Dass es gelungen ist, das System letztendlich auch in den Köpfen der Beteiligten zu installieren.“