Städtische Betriebe der Stadt Monheim am Rhein / Nordrhein-Westfalen

Einfache Leistungserfassung per App begeistert Beschäftigte

Nicht immer sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begeistert, wenn es um die Einführung neuer Systeme und Technologien geht. Bei den Städtischen Betrieben Monheim, eingegliedert bei der Stadt Monheim am Rhein, ist das Gegenteil der Fall. Hier ist seit rund einem Jahr die Leistungserfassung  digital per App möglich.

„Seit dem Frühjahr 2020 sind fünfzehn iPads mit der Mobilen Datenerfassung von Axians Infoma im Echtbetrieb, weitere sind geplant“,

so Lutz Brinkmann, verantwortlich für Einkauf und Beschaffung bei den Städtischen Betrieben.

Der Grund für die Begeisterung sowohl bei den 60 gewerblich Beschäftigten als auch in der kaufmännischen Abteilung ist nachvollziehbar: Die einfach zu bedienende App des in das Infoma newsystem Finanzwesen integrierten Moduls Kommunale Betriebe ermöglicht die Erfassung von Leistungen direkt vor Ort. Damit entfällt die anschließende händische Doppelerfassung der Papierrapporte in der Verwaltung vollständig, Falsch- und Fehleingaben werden vermieden.

Das umfangreiche Spektrum an kommunalen Aufgaben für die rheinische Stadt mit ihren knapp 44.000 Einwohnenden wird durch mehrere Kolonnen der Städtischen Betriebe bewältigt. Sie sind unterteilt in die Bereiche Beschilderung, Grünunterhaltung, Kinderspielplätze, Stadtbildpflege und Straßenunterhaltung. Mit Hilfe der App lassen sich die Tätigkeiten aus Einzel- oder Daueraufträgen mit Leistungsart, Dauer, Ressourcen, Mitarbeitern und Fahrzeugen auf den eingesetzten iPads gleich an Ort und Stelle erfassen. Weitestgehend geräteunabhängig, ist die mobile Datenerfassung aber auch über Smartphones oder Tablets mit Android möglich.

Gegenprüfung und Freigabe der an Infoma newsystem übermittelten Daten übernehmen im Anschluss die jeweiligen Teamleitungen. Die weitere Verarbeitung der Datensätze findet im Verfahren statt. Das heißt, von der Auftrags- und Ressourcenverwaltung über die interne Leistungsverrechnung und Rechnungserstellung bis hin zur Kosten- und Leistungsrechnung etc. stehen die Daten automatisch für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Auch wenn in Monheim am Rhein nicht alle gebotenen Funktionen der App genutzt werden – wie zum Beispiel die Möglichkeit, Einsätze automatisch mit Erschwerniszuschlägen zu versehen, da diese hier pauschal vergütet werden – fällt das Fazit nach dem ersten Einsatzjahr positiv aus. „Die einfache Bedienung und Handhabung bei der Datenerfassung kommt bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gut an. Sie arbeiten gern mit dem System“, zeigt sich Lutz Brinkmann zufrieden.

„Die Software läuft stabil und die Datensynchronisation funktioniert seit dem Start in den Echtbetrieb reibungslos.“

Für ihn liegen die großen Vorteile der mobilen Leistungserfassung vor allem im reduzierten Aufwand für die Beschäftigten vor Ort und in der kaufmännischen Verwaltung sowie in der taggenauen Erfassung und jederzeitigen Abrufbarkeit der Berichte.

Mit der weiteren Aufstockung um iPads für fünf Kolonnen im vergangenen Jahr sind die Planungen in Monheim am Rhein aber noch nicht beendet. 2021 wird sich ihre Zahl nochmals erhöhen: „Auf unserer Wunschliste stehen iPads für weitere fünf Kolonnen“, so Lutz Brinkmann und unterstreicht damit einmal mehr die Richtigkeit der seinerzeitigen Entscheidung – weg von der aufwändigen und fehlerbehafteten Doppelerfassung, hin zur digitalen Verarbeitung.