Technische Betriebe der Stadt Rastatt

Digitale Leistungserfassung reduziert Verwaltungsaufwand

Herausforderung

Mit einem Sprung ins kalte Wasser beendete der Fachbereich Technische Betriebe der baden-württembergischen Stadt Rastatt die Ära der handschriftlichen Papieraufschriebe – bis dato nicht selten Auslöser für aufwändige Korrekturdurchläufe. Unter anderem deshalb entschieden sich die Verantwortlichen zur Umstellung auf eine digitale Leistungserfassung, mussten dabei den Start in den flächendeckenden Echtbetrieb aufgrund einiger noch zu lösender technischer Herausforderungen allerdings ohne Testgruppe und vorherige Übungsphase bewältigen. Dennoch gelang es, den gewerblichen Mitarbeitern des Betriebshofs den notwendigen Wissensstand zu vermitteln und so das Ziel eines mobilen, vollständig digitalen Erfassungsprozesses wie vorgesehen am 1.1.2018 auf einen Schlag zu erreichen.

Lösung

Ausschlaggebend für den auf Initiative der Leiterin des Rastatter Fachbereichs Technische Betriebe, Brigitte Majer, durchgeführten Wechsel vom bisher genutzten Betriebsprogramm auf das Verfahren Kommunale Betriebe von Axians Infoma „war neben der erwarteten Prozessoptimierung und Automatisierung im TVöD der Aspekt, schlussendlich eine komplett papierlose Erfassung, Bearbeitung und Weitergabe von Leistungsdaten umsetzen zu können.“

Denn bis zu dem Zeitpunkt war es so, dass die Mitarbeiter mehrere handschriftliche Aufzeichnungen erstellen mussten und die Leistungserfassung anhand einer Nummerncodierung für sämtliche Informationen ohne Klartext erfolgte. Diese Aufschriebe waren sehr unübersichtlich. Dadurch ließen sich Fehler vor der Weitergabe an die Verwaltung und dem Import in das Betriebsprogramm mittels maschinellen Beleglesers kaum erkennen. „Dieses Vorgehen war sehr störanfällig, da jede Abweichung von in DIN-Schrift ausgefüllten Vordrucken geeignet war, fehlerhafte Informationen zu übermitteln“, erläutert Brigitte Majer. „Bei der täglich anfallenden Zahl handschriftlicher Leistungsbelege von rund 100 Mitarbeitern war der Korrekturaufwand damit natürlich sehr hoch.“

Künftig sollte also die Leistungserfassung mit Hilfe von 35 mobilen Geräten vollständig digital erfolgen, um bei den Mitarbeitern durch eine bessere Übersichtlichkeit deren Erfassungsgenauigkeit zu erhöhen. Gleichzeitig wollte man aufgrund der direkten Übertragung die bisherige Fehlerquelle der optischen Schnittstelle beim Belegleser eliminieren und damit Nachkorrekturen deutlich reduzieren. Zudem rechneten die Verantwortlichen durch die Möglichkeit der Gruppenerfassung mit weniger Aufwand für Verwaltungsaufgaben für die meisten der gewerblichen Mitarbeiter, aber auch mit positiven Effekten bei der Weiterverarbeitung und Abrechnung der Aufträge durch die schnellere Verfügbarkeit der korrekten Leistungsdaten. „Insgesamt wollten wir einen hohen Grad an Automatisierung erreichen“, erklärt Sascha Heers, Fachbereichsverwaltung. „Dazu gehört für uns auch die automatische Erkennung und Erfassung zeitabhängiger Zuschläge sowie in einem weiteren Schritt eine Ausweitung z.B. auf die Verknüpfung zu Erschwerniszuschlägen.“

Mit Beginn der Installation von Infoma newsystem im März 2017 prägten mehrere Meilensteine die Einführungsphase. Generell hieß es für das fünfköpfige Projektteam aus Mitarbeitern des Fachbereichs, der EDV und Axians Infoma zunächst, neben der allgemeinen Überarbeitung der Auftrags- und Leistungsartenstrukturen auch veränderte Anforderungen der kommunalen Auftraggeber zu integrieren sowie kleinere Anpassungen der internen Organisation umzusetzen. Die wesentlichen Herausforderungen bei der Umstellung auf die digitale Leistungserfassung ergaben sich jedoch im technischen Bereich. Dazu zählte unter anderem die Anbindung der Mobilgeräte über ein Rechenzentrum sowie Anpassungen und Entwicklungen der MDE-App für eine Gruppennutzung. Ebenso wichtig war es, eine entsprechende Akzeptanz bei den beteiligten Mitarbeitern zu schaffen – bestanden doch bei einigen Ängste und Vorbehalte hinsichtlich der neuen Methode.

„Insgesamt konnten wir aber keine Widerstände bei der Einführung der mobilen Datenerfassung feststellen, da jedem Mitarbeiter der Vorteil schnell klar wurde“, erinnert sich Sascha Heers. „Zwar gab es bei einigen Bedenken, die Tablets nicht richtig bedienen zu können oder dass erfasste Daten verloren gehen. Aber die konnten wir durch Schulungen in Kleingruppen und eine intensive Nachbetreuung, zum Teil in Einzelgesprächen, schnell ausräumen.“

Nutzen

Mittlerweile ist nicht nur die Akzeptanz bei den Mitarbeitern groß, sondern auch die Effizienzsteigerung. Die Leistungsdaten sind um ein Vielfaches schneller verfügbar, Fehler und Fehlzeiten können sehr frühzeitig erkannt und behoben werden und durch die Integration des neuen Kalender-Moduls ergeben sich weitere Vorteile, da Doppel- und Dreifacherfassungen der gleichen Information nun überflüssig sind.

Zwischenzeitlich hat sich die Zahl der Anwender der Axians-Infoma-Lösung bereits auf 120 erhöht. Mindestens 60 weitere Nutzer des Moduls Web-Auftrag sind mittlerweile hinzugekommen, mit dem die kommunalen Auftraggeber sofortigen Zugriff auf z.B. bestehende Aufträge und Abrechnungen haben.

Realisiert haben die Rastatter auch die Automatisierung der zeitabhängigen Zuschläge und verzeichnen hier schon einen deutlichen Rückgang an Erfassungs- und Kontrollaufwand. Die Umsetzung der digitalen Erfassung von Erschwernissen wurde dagegen bewusst auf einen späteren Zeitpunkt verlegt, damit sich die Mitarbeiter erst einmal mit der mobilen Leistungserfassung vertraut machen konnten. Da die Erschwernis-Erfassung den Vorgang der Gruppenerfassung von Leistungsdaten jedoch deutlich komplexer werden lässt, soll zunächst eine Testgruppe erste Erfahrungen sammeln.

Im Rückblick sieht Brigitte Majer sich in der seinerzeitigen Entscheidung zu einem Systemwechsel auf eine modernere und leistungsfähigere Lösung bestätigt: „Im Gesamtkonzept der Umstellung auf Infoma newsystem ermöglicht die mobile Datenerfassung im Zusammenspiel mit dem Web-Auftrag jetzt eine durchgängige digitale und medienbruchfreie Übermittlung und Verarbeitung von Informationen und Daten – von der Auftragserteilung bis zur Abrechnung und Lohnsachbearbeitung. Dabei erstreckt sich die Durchgängigkeit der Informationen jetzt sogar auch in die umgekehrte Richtung zurück zum Auftraggeber. Dies ist eine absolute Neuerung.“