Verbandsgemeinde Gerolstein | Rheinland-Pfalz

Fusion führt zur digitalen Verwaltung

Herausforderung

Aus drei mach eins! Es braucht viel Kommunikation und intensive Zusammenarbeit, um drei Verbandsgemeinden (VG) innerhalb kurzer Zeit zu fusionieren und eine neue Verwaltung zu schaffen – vor allem wenn die Neuaufstellung parallel mit der umfassenden Einführung digitaler Prozesse verbunden ist. Aber es ist machbar, wie der Zusammenschluss der Verbandsgemeinden Obere Kyll, Hillesheim und Gerolstein aus Rheinland-Pfalz belegt. Nach gerade einmal acht Monaten ab Erfüllung der gesetzlichen Grundlage war die gemeinsame neue „Verbandsgemeinde Gerolstein“ am Jahresbeginn 2019 Realität – und der gleichzeitige Start in die Digitalisierung erfolgreich vollzogen.

Größte Herausforderung bei diesem Kraftakt war für Richard Bell, Sachgebietsleiter Finanzen in Gerolstein und federführend bei der Umsetzung des beschlossenen Digitalisierungsprojekts, der zeitliche Aspekt:

Die Verwaltungsführung wollte die Fusion zum Anlass nehmen, einen entscheidenden Fortschritt für die neue Verwaltung zu erreichen. Einer der ausschlaggebenden Schritte dabei war, dass wir die Mitarbeiter von Hillesheim und Gerolstein für den Einsatz der Finanzsoftware Infoma newsystem gewinnen konnten. – Richard Bell

Erstes Ziel war daher, mit der in der Verbandsgemeinde Obere Kyll schon lange genutzten integrierten Lösung die drei Gemeinden zunächst auf ein gleiches, technologisch höheres Niveau zu bringen – kamen doch alle aus sehr unterschiedlichen digitalen Welten. Damit lag die Basis für die konsequente Digitalisierung der gesamten Verwaltung fest; die Chance auf eine durchgängige und die Interessen aller Fachbereiche berücksichtigende Festlegung von Standards, Workflows und Softwarelösungen war eröffnet. Belohnt wurde dieser von den Mitarbeitern vollumfänglich unterstützte Aufbruch in die digitale Verwaltungszukunft noch im gleichen Jahr mit dem Gewinn des Axians Infoma Innovationspreises.

Lösung

Dass sich die mit über 30.000 Einwohnern nunmehr sechstgrößte Verbandsgemeinde in Rheinland-Pfalz auf einem richtigen Weg befindet, davon ist Richard Bell überzeugt: „Mit Blick auf die formulierten Ziele sind wir gut unterwegs. Zwar hat das Projekt für so manche Überstunde bei den Beteiligten gesorgt, aber letztlich hat sich der Einsatz gelohnt. Das zeigt uns auch das Feedback aus den Ortsgemeinden, der Kommunalpolitik und von den Bürgern.“ So haben digitale Workflows, wie beispielsweise in der Rechnungsbearbeitung, bei der Buchungsschnittstellen-Freigabe sowie in den dezentralen Barkassen der Bürgerbüros, die papiergebundenen Prozesse bereits abgelöst und damit einen wichtigen Teil der ersten Umsetzungsphase erfüllt.

An oberster Stelle bei den dafür definierten Kernpunkten stand die Implementierung des bereichsübergreifenden ERP-Systems. Moderne, standardisierte und digitale Prozesse, wie sie Infoma newsystem ermöglicht, sollten den Aufbau einer modernen Verwaltungsorganisation mitgestalten. Damit einher ging auch die Einrichtung einer ganz neuen IT-Struktur. Die Einführung eines zentralen Adressmanagements für die rund 42.000 vorhandenen Adressen und die Bescheidschreibung im Steuerbereich gehörten in dieser ersten Phase ebenso zu den geplanten Maßnahmen wie die Zählerverwaltung und Wasserverbrauchsabrechnung in den VG-Werken mit der Möglichkeit der einfachen Online-Erfassung von Wasserzählerständen für die Bürger. „Wir wollen insbesondere die digitale Einbindung der Bürger noch verstärken“, sagt Richard Bell. „Mit der Realisierung des Moduls E-Payment für das elektronische Bezahlen von Mahnungen bieten wir deshalb in Kürze einen weiteren bürgerorientierten Service im Verwaltungskontakt.“

Das Ende der Fahnenstange ist mit diesen bereits umgesetzten bzw. zeitnah vorgesehenen Aktivitäten in einer für ihre Innovationsfähigkeit ausgezeichneten Verwaltung jedoch noch lange nicht erreicht. So umfasst die Agenda der neuen Verbandsgemeinde für die nächste Zukunft neben der digitalen Abbildung von Gebäuden und Liegenschaften sowie der Zeit- und Ressourcenerfassung der VG-Werke und Bauhofmitarbeiter über Apps auch Planungen zu den Themen Dokumentenmanagement, Rats- und Bürgerinformationssysteme und Sitzungsmanagement. Und schon in diesem Jahr wird auch die Haushaltsplanung für die 38 Ortsgemeinden digital erfolgen.

Nutzen

Nun ist ein solches komplexes Projekt kein Selbstläufer, sondern erfordert gleichermaßen konsequente Steuerung wie die volle Akzeptanz der Beteiligten. So wurde für die Durchführung des Gesamtprojekts eine Steuerungsgruppe mit Vertretern aus allen involvierten Fachbereichen der ehemaligen Verbandsgemeinden und den zuständigen Beratern von Axians Infoma gebildet – eine Initiative, die sich als ebenso erfolgreich wie zielführend erwies. Monatliche Treffen in der ersten Projektphase gewährleisteten insbesondere bei neuen Projektsituationen eine direkte Steuerung.

Gleichzeitig galt es, die rund 120 Mitarbeiter von Beginn an mitzunehmen. „Durch das Zusammenwachsen von drei Verwaltungseinheiten war es besonders wichtig, alle Beschäftigten ins Boot zu holen“, erläutert Richard Bell. „Denn es gibt Menschen, die offen sind für Veränderungen und sie unterstützen, aber auch solche, die sich damit schwertun und die von den Vorteilen einer Veränderung erst überzeugt werden müssen.“ Deshalb ist das A und O seiner Meinung nach „kontinuierliche und transparente Kommunikation“. Die wurde unter anderem erreicht durch regelmäßige Newsletter an die Mitarbeiter, in denen die Projektsteuerungsgruppe aktuell über die jeweiligen Projektfortschritte informierte. Zudem fanden die durchgeführten Workshops und Schulungen von vornherein in offener und transparenter Weise statt. Und auch die Unterstützung von den Kollegen, die schon länger mit den Systemen arbeiten, erwies sich als ein guter Weg, um Vorbehalte abzubauen und Akzeptanz zu schaffen.

Zwischenzeitlich ist bei allen Mitarbeitern der ehemals drei Verbandsgemeinden die Anwendung der integrierten Lösung Infoma newsystem und die damit erzielten durchgängig elektronischen Prozesse komfortabler Arbeitsalltag. Zu den externen Profiteuren der neuen digitalen Verwaltung gehören aber auch die 38 Ortsbürgermeister, 18 Ortsvorsteher und rund 31.000 Einwohner, denen nun ein Mehr an Service und Komfort zur Verfügung steht.