Zweckverband Hessisches Kegelspiel

Elektronische Komplettbetreuung für vier Kommunen

Kann das System 20 Mandanten zeitgleich einrichten und elektronisch führen? So lautete die ausschlaggebende Frage des Zweckverbands Hessisches Kegelspiel in der Entscheidungsphase über die Einführung eines qualifizierten Finanzwesens in Verbindung mit einem Dokumenten Managementsystem. Die Antwort: Es kann! Und damit stand für die vier Mitglieder der Interkommunalen Arbeitsgemeinschaft fest: Das integrierte Finanzwesen Infoma newsystem wird die bis dato in der jeweils eigenen Verwaltung eingesetzten Verfahren ablösen, das gleichzeitig einzuführende Dokumenten Managementsystem (DMS) den Kontierungsworkflow übernehmen.

Herausforderung

Seit dem Sommer 2013 kooperieren die Stadt Hünfeld (16.000 Einwohner), die Marktgemeinde Burghaun (6.527 Einwohner) sowie die Gemeinden Rasdorf (1.750 Einwohner) und Nüsttal (2.875 Einwohner) im Bereich Finanzen unter dem Dach des Zweckverbands Hessisches Kegelspiel. Ziel des Zusammenschlusses war es, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig Synergien zu nutzen. Dafür übertrugen die Kommunen dem Dienstleistungszentrum unter anderem die Betreuung des Finanzwesens. Und das sollte auf neue Beine gestellt werden, wie Jens Lechtenböhmer, Interkommunaler Kassenverwalter beim Zweckverband, erklärt: „Wir wollten eine qualifizierte Buchhaltung schaffen, die dem heutigen Standard gerecht wird, mit aktueller Anlagenbuchhaltung, Erstellung der Jahresabschlüsse, zentraler Pflege der Stammdaten und Zusammenlegung der Kassentätigkeiten.“ Mitarbeiter aus den vier Kommunen verstärken das insgesamt 7 bis 8 Mann starke Team direkt vor Ort, um das vorhandene Know-how zu bündeln und so optimal zu nutzen.

Aber nicht nur der Umstieg von unterschiedlichen Buchhaltungsprogrammen auf das gemeinsame Infoma newsystem Finanzwesen stand auf der Aufgabenliste. Vielmehr wartete mit der zeitgleichen Einführung des Dokumente Managementsystems eine zweite Herausforderung auf die Beteiligten – gab es doch zum damaligen Zeitpunkt in Hessen noch kein vergleichbares Projekt einer parallelen elektronischen Zusammenführung von Finanzwesen und Dokumenten Managementsystem mit 20 Mandanten. „Beim reibungslosen Echtstart war das hessenweit einmalig und auch für Axians Infoma ein Novum“, berichtet Jens Lechtenböhmer nicht ohne Stolz.

Lösung

Drei Systeme wurden im Vorfeld gesichtet, geprüft und die Kosten in einer 5-Jahres-Planung ermittelt. Dabei punktete Infoma newsystem bei allen vier Mitgliedern. „Der Vorteil ist die Integration“, erläutert Jens Lechtenböhmer die einstimmige Entscheidung. „Wir wollten ein Programm, das in sich geschlossen ist, aber viele Möglichkeiten – auch unter dem finanziellen Aspekt – bietet. Wir haben jetzt eine tagesaktuelle Buchhaltung, setzen aber auch weitere Module ein, wie zum Beispiel das nachträglich angeschaffte Barkassen- oder das Modul Kommunale Betriebe.“

Ein gutes halbes Jahr benötigte der Zweckverband, um die notwendigen Daten einzuspielen und alles soweit einzurichten, damit Finanzbuchhaltung und DMS zusammen funktionieren. Dafür standen zwei Mitarbeiter zur Verfügung, die voll und ganz nur für dieses Projekt zuständig waren – ein wesentlicher Faktor für das Gelingen des Vorhabens. Unter der Projektkoordination von Axians Infoma galt es in dieser Zeit, alle Vorbereitungsprozesse umzusetzen, Daten anzufordern, zu migrieren, die Vorsysteme dahingehend zu prüfen, welche Daten exportiert werden können, was automatisch und was manuell zu übernehmen ist. Zudem wurden die Wirtschaftsmittel und Haushaltspläne übernommen. Zeitgleich erfolgten Schulungen zu den jeweiligen Bereichen.

Einen hohen Anteil an den im Vorfeld zu leistenden Arbeiten nahm die Einrichtung der vielen Mandanten ein. „Man muss bedenken, bis dato hatte jede Kommune ihre eigenen Mandanten buchhalterisch abgebildet, z.B. neben der Gemeinde auch Eigenbetriebe, Vereine und Stiftungen“, erinnert sich der damalige Projektleiter Wolfgang Heil, der von der Marktgemeinde Burghaun als Unterstützung an den Zweckverband entsendet wurde. „Hier mussten wir entscheiden, welche Mandanten müssen ins System übernommen werden, welche können eventuell verbleiben, und entsprechend wurde das DMS für jeden Mandanten mit den jeweiligen Anbindungen an die Personen eingerichtet. Das war ein enormer Aufwand, aber auch eine der ganz großen Besonderheiten der Infoma newsystem-Lösung.“ Dabei übernahm der Zweckverband nach einem gemeinsamen Workshop zur Einrichtung des ersten Mandanten die Installation der 19 weiteren selbst.

Automatisierte elektronische Abläufe

Dank der konzentrierten Vorgehensweise und dem großen Engagement aller Beteiligten konnte wie geplant am 1.1.2014 Vollzug vermeldet werden. Finanzwesen und DMS erfüllten alle an sie gestellten Anforderungen. Will heißen: Neben einer qualifizierten, tagesaktuellen Finanz- und Anlagenbuchhaltung sorgt der integrierte Eingangs- und Ausgangsrechnungs-Workflow für automatisierte elektronische Abläufe, reduziert Archivierungsprozesse und vereinfacht die Suche nach einem Beleg. Alle Anwender – auch die Sachbearbeiter aus den jeweiligen Gemeindeverwaltungen – können innerhalb von 15 Sekunden auf den benötigten Rechnungsbeleg zugreifen und sind damit sofort auskunftsfähig.

Rund 500 Rechnungen werden seither täglich im Kesselspielhaus abgewickelt. Die kommen als elektronische Belege über das DMS aus den Mitgliedskommunen, werden hier gesichtet, auf Unstimmigkeiten geprüft, in die Finanzbuchhaltung überspielt und verbucht. Jens Lechtenböhmer: „Daraus resultierend zahlen wir Rechnungen aus, buchen die Löhne, überwachen die Forderungen und Veranlagungsbescheide und achten darauf, dass die Stammdaten stimmen, damit die Bescheide pünktlich verschickt werden können.“

Zwischenzeitlich hat der Zweckverband mit der Einführung der Akten- und Vorgangsbearbeitung schon den nächsten DMS-Schritt vollzogen und führt nun die Gewerbesteuerakten komplett elektronisch. Dabei werden die von den Kommunen übermittelten digitalen Gewerbesteuermessbescheide ins Programm eingegeben und in der elektronischen Akte des Bürgers abgelegt, ebenso wie alle Veranlagungsbescheide. Auf diese Weise können die Kommunen bei Bedarf schnell und komfortabel auf eine komplette Akte mit allen Bescheiden, Notizen etc. zugreifen. Angedacht ist zudem in einem zweiten Schritt, auch die Bauakten mit Investitionen, Plänen etc. zu integrieren, um den Kommunen zu ermöglichen, selbst verstärkt mit den Akten zu arbeiten.

Nutzen

Nach mehr als einem Jahr Produktivbetrieb sieht Jens Lechtenböhmer die gesteckten Ziele erreicht: „Man wollte seinerzeit gemeinsam kooperieren, um einen sinnvollen Weg zu finden, Kosten zu sparen und Synergieeffekte zu nutzen. Das ist uns durch die elektronische Komplettbetreuung mit Hilfe der integrierten Infoma newsystem-Verfahren gut gelungen.“ Das honorierte auch das Land Hessen durch eine Förderung des Projekts.

Aber auch der Aspekt einer gesteigerten Bürgerfreundlichkeit spielt bei seinem positiven Fazit eine wichtige Rolle. Als modernes Backoffice betreut der Zweckverband rund 27.000 Bürger im Bereich der Buchhaltung. Der Bürger merkt davon nichts, sondern geht wie bisher in das Bürgerbüro seiner Kommune, meldet dort beispielsweise seinen Hund oder sein Gewerbe an. Jens Lechtenböhmer: „Wir sind die zentrale Stelle, auf die man von überall zugreifen und sich die benötigten Informationen zeitnah besorgen kann. Damit sind die Kommunen gegenüber dem Bürger sehr serviceorientiert aufgestellt.“

Von den durch die erzielten Synergieeffekte gesparten Kosten profitieren auch die Bürger – stehen ihnen diese Mittel doch dann für andere Zwecke zur Verfügung. Und damit ist das Leitmotiv des Zweckverbande einmal mehr Programm: Hessisches Kegelspiel – aussichtsreich aufgestellt.