Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) und Kommunale Datenverarbeitungszentrale (kdzv) Rhein-Erft-Rur

Umstellung auf Infoma newsystem Version 7 im Rechenzentrum

Bei jeder Neuentwicklung sind sie einer der wichtigsten Faktoren: die Pilotanwender. Mit ihren Erfahrungen, wertvollen Anregungen und auch Optimierungsvorschlägen während dieser Phase sorgen sie mit dafür, dass ein neues System von Anfang an hält, was es verspricht. So auch bei der Version 7 von Infoma newsystem. Fünf Kommunen waren bis zur Einführung im September letzten Jahres Vorreiter im Pilotbetrieb. Quasi mit dem offiziellen Startschuss begannen gleich zwei IT-Dienstleister mit der Umstellung ihrer Kunden auf die neue Version.
KDO-Kunden erhalten frühzeitigen Umstellungs-Full-Service

Einen Vorteil konnte die KDO bei den Ende 2014 wie geplant abgeschlossenen Umstellungsprojekten sofort für sich verbuchen – gehörte doch die Gemeinde Krummhörn aus dem Landkreis Aurich als KDO-Kunde zu den Pilotanwendern. Um den Vorzug des frühzeitigen Rollouts zu nutzen und den Übergangszeitraum nicht zu lang werden zu lassen, entschieden sich die Verantwortlichen des IT-Dienstleisters daher für die zeitnahe Fortsetzung des Umstiegs ab Oktober. Seit Jahresbeginn 2015 arbeiten bereits zehn Kunden unterschiedlicher Couleur und Größenordnung – drei Landkreise, eine Stadt, vier Gemeinden, ein Bezirksverband und ein Betrieb – mit der Version 7. Dabei stellten die Bestandskunden aus dem Bereich Finanzwesen die größte Gruppe. Zwei weitere Umsteiger sowie ein Neustarter setzen das Axians Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagement ein.

Wesentliches Argument für die zügigen Umstellungen im gesetzten Zeitrahmen bis Mitte 2015 – insgesamt stehen noch 39 Bestandskunden auf der Migrationsliste – sind laut Martin Sunder, KDO-Produktverantwortlicher für Infoma newsystem, „die zahlreichen Vorteile für die tägliche Arbeit der Anwender, die wir unseren Kunden möglichst frühzeitig zur Verfügung stellen wollen. Aufgrund der Erfahrungen durch unseren Pilotkunden hinsichtlich Beratung, Support und Infrastruktur konnten wir die entsprechenden Grundlagen schaffen, um noch in diesem Jahr in der Fläche auszuliefern.“

Im Rahmen des Pilotprojekts Krummhörn noch unterstützt durch das Axians Infoma-Team, hat die KDO die weiteren Umstellungen komplett in Eigenregie übernommen. „Wir haben mit Hilfe des Migrationskits von Axians Infoma die Datenbank-Migrationen durchgeführt, kundenindividuelle Objekte angepasst, die Anwender geschult – allein im vierten Quartal 2014 über 100 Teilnehmer – und bei allen Kunden vor Ort etwa ein bis zwei Tage Echtstart-Unterstützung geleistet“, erläutert Martin Sunder die erfolgreich verlaufenen Prozesse.

Als ganz wichtigen Erfolgsfaktor im Vorfeld sieht der Produktmanager die nah am Umstellungstermin liegenden Anwenderschulungen an: „Wir vermitteln modulbezogen die allgemeinen Bedienungsgrundlagen sowie die zentralen Funktionen für die tägliche Arbeit in den jeweiligen Bereichen Kasse, Buchhaltung, Steuern etc. Damit holen wir den Nutzer ein Stück weit ab aus der bisherigen Anwendung, sodass er reibungslos mit der neuen Oberfläche arbeiten kann.“

Die positive Resonanz gibt ihm Recht. Vor allem die Möglichkeit, den eigenen Arbeitsplatz deutlich stärker zu individualisieren, um so auf viele Funktionen und Daten einen direkten Zugriff vom Startbildschirm aus zu haben, kommt bei den Anwendern sehr gut an. Ebenso wie die Übergabe aller Standardberichte an Word, Excel und PDF. Aber auch die Gruppe der User, die das System nur zu Auskunftszwecken nutzen, zeigt sich zufrieden. Ihnen ermöglicht ein individuelles Profil einen einfacheren und übersichtlicheren Zugriff auf benötigte Funktionen und Auskünfte.

Eine erste Bilanz von Martin Sunder fällt ebenfalls sehr positiv aus. Der Terminplan wurde eingehalten, die Datenbank-Migration läuft gut und fehlerfrei. Und das in letzter Zeit verstärkte Interesse der KDO-Kunden, für die Version 7 vom dezentralen Serverbetrieb auf das Hochleistungsrechenzentrum umzustellen, ist ein Trend, der durchaus in die Planungen des IT-Dienstleisters passt.

kdvz mit gut abgestimmtem Ablaufplan

Eine ähnliche Situation findet sich bei der kdvz in Frechen. Mit der rund 8.200 Einwohner zählenden Gemeinde Hellenthal konnte der IT-Dienstleister ebenfalls die Erfahrungen eines Pilotanwenders nutzen und daraufhin bereits zwei weitere Kommunen mit ca. 9.800 beziehungsweise ca. 13.500 Einwohnern produktiv auf Infoma newsystem Version 7 umstellen. Für zwei weitere Verbandsmitglieder sowie die kdvz selbst haben zudem schon die Schulungsmaßnahmen stattgefunden.

Der frühzeitige Umstieg hatte für die kdvz einen sehr plausiblen Hintergrund. „Für uns als Rechenzentrum war es wichtig, sich zeitnah auf die neuen Herausforderungen einzustellen und mit den neuen technischen und softwareseitigen Gegebenheiten vertraut zu machen“, erläutert Alexander Hof, Geschäftsbereich IT-Anwendungen/Fachbereich Finanzen. „Gleichermaßen war der direkte Zugriff auf den Softwarehersteller ein ausschlaggebender Faktor für die Pilotierung und die ersten Umstiege – lassen sich hierdurch doch Fehler beziehungsweise individuelle Konstellationen kurzfristig bearbeiten und beheben.“

Dass der Wechsel so lief wie geplant, lag vor allem an der gut abgestimmten gemeinsamen Vorgehensweise. In einem ersten Schritt erörterten die kdvz und Axians Infoma im Rahmen der Pilotierung die infrastrukturellen Änderungen und setzten die notwendigen Anpassungen entsprechend um. Erfolgte die Erstschulung der Pilotanwender unter Beteiligung der kdvz noch durch Axians Infoma, konnten die Mitarbeiter der Datenverarbeitungszentrale im Anschluss die weitergehenden Schulungs- und Consultingleistungen bereits selbst übernehmen. Auch der eigentliche produktive Wechsel auf die neue Version fand in Zusammenarbeit der beiden Unternehmen statt. Die anschließende Echtstartunterstützung vor Ort erfolgte dann ausschließlich durch die kdvz-Mitarbeiter, die inzwischen alle Schritte des Umstellungsprozesses eigenständig durchführen.

Die bisherigen Umstellungsprojekte verliefen weitestgehend reibungslos, sodass sehr schnell das normale Tagesgeschäft wieder aufgenommen werden konnte. Die Resonanz auf die Leistungsmerkmale der Version 7 ist bei den Kunden der kdvz nach den ersten Monaten durchweg positiv. Besonders die individuelle Gestaltung des eigenen Arbeitsplatzes findet auch hier die große Zustimmung der Anwender. „Dazu beigetragen haben sicherlich die kompetenten Schulungsmaßnahmen, die bereits frühzeitig im Umstellungsprojekt den Anwendern die „Angst vor dem Neuen“ genommen und folglich den Umstieg auf Infoma newsystem Version 7 erheblich erleichtert haben“, ist Alexander Hof sicher.

Dennoch gab es auch besondere Anforderungen zu erfüllen, wie z.B. bei der Jahreshauptveranlagung. Aufgrund der weitreichenden Serviceangebote der kdvz rund um dieses Thema war und ist vor allem die Bescheiderstellung ein elementares Thema. Hier suchten die beiden Partner gemeinsam intensiv nach Lösungswegen. Mit Erfolg, die korrekte und weitestgehend termingerechte Jahressollstellung ist nun möglich. Für künftige Veranlagungen wird weiteres Optimierungspotenzial noch ausgelotet.

Gut in der Zeit, beabsichtigt die kdvz alle 18 Umstellungsprojekte bis Ende Juni 2015 abgeschlossen zu haben. Die entsprechenden Projektpläne sind fertig gestellt und mit den Kunden abgestimmt.