Unsere Referenzen

Bistum Münster | Nordrhein-Westfalen

Pilotstart in neue Finanzsoftware mit Infoma online Kirche

2022 startete das Bistum Münster ein Projekt, mit dem das Finanzwesen auf eine völlig neue Stufe gehoben wird. In Zusammenarbeit zwischen Organisationseinheiten des Bistums, der Projektgruppe NKF Bistum sowie dem Softwareunternehmen Axians Infoma erfolgt der Gesamtwechsel auf das doppische Infoma-Verfahren mit gleichzeitiger Einführung digitaler Prozesse. Infoma bildet nicht nur die speziellen kirchlichen Besonderheiten ab, sondern bietet auch die Voraussetzungen für eine umfassende Digitalisierung. Durch Einsatz der Cloud-Version Infoma online sind für das Bistum zusätzliche Vorteile verbunden, wie unter anderem ein von Zeit, Ort und Gerät unabhängiges Arbeiten, Arbeitsentlastung der örtlichen IT durch Wegfall des Hostings, aber auch perspektivisch mehr Automatisierungsmöglichkeiten, z. B. durch Nutzung von Künstlicher Intelligenz.

Produkt: Finanzwesen, Cloud

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Stadt Überlingen | Baden-Württemberg

Mit moderner, kommunaler Software zukunftsfähige Verwaltungsabläufe gestalten. Wie die Stadt Überlingen den Komplettumstieg in den Verwaltungsalltag mit Axians Infoma in nur wenigen Monaten erfolgreich gemeistert hat, sehen Sie in unserem Referenzkundenfilm.

Einwohner: 23.000
Produkt: Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Kommunale Betriebe

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Stadt Buchen | Baden-Württemberg

Städtischer Bauhof goes digital

Bereits seit langem treibt die Stadt im Neckar-Odenwald-Kreis die Digitalisierung im Rathaus voran – bisher überwiegend in den Bereichen Finanzen und Bauen. Dabei gilt aber immer das Prinzip „Wo ergibt die Einführung digitaler Lösungen Sinn und wo nicht; wo ergeben sich durch einen digitalen Prozess tatsächliche praktische Verbesserungen und (arbeits-)wirtschaftliche Vorteile und wo kann/ sollte der analoge Prozess (vorerst) bestehen bleiben.

Einwohner: 9.209
Produkt: Kommunale Betriebe, Cloud

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Kreis Coesfeld | Nordrhein-Westfalen

Wiederkehrendes Lösungspaket: Entlastung beim Energiebericht

Der Bericht dient der Verbrauchs- und Kostenkontrolle sowohl zu den Energiebezügen der Liegenschaften als auch zur gesamtkommunalen Darstellung. Inhaltliche Grundlage hierfür sind Empfehlungen des Instituts für Wohnen und Umwelt und vor allem die Energieeinsparverordnung (EnEV). Im Leistungsumfang ist zudem nicht nur eine Übersicht der gesamtkommunalen Energieverbräuche und -kosten enthalten, sondern ebenfalls eine objektbezogene Darstellung sowie eine „Ausreißerkontrolle“.

Einwohner: 221.000
Produkt: Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Kommunale Beratung

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Stadt Monheim am Rhein | Nordrhein-Westfalen

Künstliche Intelligenz optimiert Zuordnung von Bankbelegen

Das Training dieser KI erfolgt auf Basis von in der Vergangenheit bereits getroffenen Ausgleichsbuchungen und kann laufend aufgrund neuer Informationen aktualisiert werden. Da das manuelle Verbuchen von Zahlungseingängen mit der dafür notwendigen Belegrecherche nach den Sollstellungen eine zwar täglich zu erledigende, jedoch keine sonderlich anspruchsvolle Aufgabe darstellt, war es naheliegend, hierfür eine KI einzusetzen.

Einwohner: 46.000
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Stadt Gerlingen | Baden-Württemberg

Auf dem Weg zur durchgängigen Digitalisierung im Gebäudemanagement

Durch den Einsatz der nahezu kompletten Modulpalette sind die Gerlinger auf ihrem Weg zu smarten Abläufen bereits gut aufgestellt. So erfüllt beispielsweise der Prozess des Budgetmanagements und der Kostenkontrolle eine wesentliche Anforderung von Michael Gerhold: „Wenn am Jahresende die Verwaltungsspitze zum Beispiel die Frage stellt „Was hat denn das Rathaus im Bauunterhalt gekostet?“, haben wir die ausführliche Antwort schnell parat.“ Denn die Prozesskette im Zuge des Maßnahmenmanagements – vom Anlegen der Bauunterhaltungsmaßnahmen über die Beauftragung mittels Bestellworkflow bis zu den Wartungsverträgen – sorgt für Transparenz im Bereich der Kosten.

Einwohner: 19.700
Produkt: Liegenschafts- und Gebäudemanagement, Kommunale Betriebe

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Verbandsgemeinde Westerburg / Rheinland-Pfalz

Ein Mandant für Kernverwaltung und Eigenbetrieb

Grundlage sämtlicher Planungen in Westerburg beim Wechsel auf ein neues Verfahren war es, ein bereichsübergreifendes ERP-System im Kontext mit der Gestaltung einer modernen Aufbau- und Prozessorganisation zu implementieren. In Infoma newsystem sahen die Verantwortlichen die überzeugendste Lösung zur Erfüllung ihrer Anforderungen. Realisiert werden sollte der Umstieg in zwei Phasen. So wurden für die erste Phase Finanzbuchhaltung inklusive integriertem Rechnungsworkflow zur vollständig digitalen Abwicklung der debitorischen und kreditorischen Rechnungsflüsse, Steuern, Gebühren, Abgaben sowie Verbrauchsgebühren als Kernprozesse definiert. Zu diesen gehörte auch die Zusammenführung der Stammdatenstrukturen von Verbandsgemeinde und Verbandsgemeindewerk in einen gemeinsamen Mandanten.

Einwohner: 23.000
Produkt: Finanzwesen

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Kreisstraßenbauamt Paderborn / Nordrhein-Westfalen

Digitalisierung ermöglicht genauen Überblick über Arbeitsaufträge

„Auch wenn es auf den ersten Blick keine wie vom Wettbewerb angebotene typische Bausoftware ist, hatte die Lösung die größten Vorteile für uns.“ Schon das zunächst in Paderborn eingesetzte Basismodul mit seinen umfassenden Funktionalitäten für die Anforderungen kommunaler Betriebe steigerte die Effizienz bei den Abläufen. Die erhöhte sich bald weiter mit dem frühen Einsatz von mobilen Geräten der ersten Generation für die auftragsbezogene Zeiterfassung. Heute nutzen rund 40 User auf Smartphones und Tablets die App Mobile Datenerfassung (MDE), mit der sie nun ihre Leistungen direkt vor Ort erfassen können.

Einwohner: 308.233
Produkt: Finanzwesen, Kommunale Betriebe

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Kreis Viersen | Nordrhein-Westfalen

BIM-Pilotanwender erleichtert Einstieg für andere Kommunen

Die Vorteile des Projekts „BIM-Schnittstelle“ liegen für die momentan rund 20 Nutzer:innen innerhalb des Gebäudemanagements auf der Hand. Sie profitieren bei der Interpretation der Informationen von der Visualisierung. So besteht beispielsweise die Möglichkeit, direkt vom entsprechenden Objekt (z. B. Raum in der Objektstruktur) in die Visualisierung zu springen, um die dreidimensionale Verortung des Raumes innerhalb des gesamten Gebäudes zu betrachten.

Einwohner: 300.743
Produkt: Liegenschafts- und Gebäudemanagement

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Stadt Erlangen, Stadt Memmingen, Stadt Illertissen / Bayern

Drei Städte auf dem Weg zu durchgängig digitalen Prozessen

Für die Städte Erlangen, Memmingen und Illertissen war nicht nur die verpflichtende Annahme elektronischer Rechnungen einer der Einführungsgründe für den RWF – setzt diese Vorgabe doch durchgängig digitale Prozesse voraus. Vielmehr gaben die damit verbundenen Vorteile den Ausschlag, den Weg in die digitale Verwaltung weiter zu forcieren. Keine Medienbrüche, eine höhere Transparenz, Effizienz und damit Wirtschaftlichkeit, aber auch mehr Nachhaltigkeit gehörten zu den Erwartungen.

Produkt: Finanzwesen

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Stadt Nürtingen / Baden-Württemberg

Kurzfristige Planänderung ermöglicht durchgängig digitale Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

„Einführung des elektronischen Infoma Rechnungsworkflows (RWF) zur Verarbeitung der Eingangsrechnungen“ – so lautete eigentlich der Plan der Stadt Nürtingen. Aber schon kurz nach dem Start des Projekts änderte sich das vorgegebene Ziel durch eine zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht vorgesehene Erweiterung. Denn im Zuge der Projektbetreuung zeigte Axians Infoma, dass die Ausgangsrechnung kaum anders zu behandeln ist wie die Eingangsrechnung. Die Baden-Württemberger bewiesen Flexibilität und haben sofort die laufenden Schulungen um diesen Bereich ergänzt. Nun werden sowohl Annahme- als auch Auszahlungsanordnungen durchgeführt.

Einwohner: 42.242
Produkt: Finanzwesen

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Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal / Hessen

Drei Kommunen – ein Finanzwesen

Um die Daseinsvorsorge für die Bürgerinnen und Bürger im gewohnten Maß weiter aufrechterhalten zu können, gründeten die bis dato selbstständigen hessischen Kommunen Gemeinde Ehrenberg (Rhön), Marktgemeinde Hilders und Stadt Tann (Rhön) zunächst den Gemeindeverwaltungsverband (GVV) Ulstertal. Für das formulierte Ziel der Verwaltungsmodernisierung durch digitale Transformation standen als nächste Schritte die Schaffung einer einheitlichen IT-Infrastruktur sowie die Einführung eines gemeinsamen, zukunftsfähigen Finanzwesens auf der Agenda.

Einwohner: 11.500
Produkt: Finanzwesen

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Gemeinde Langenargen / Baden-Württemberg

Rechnungsworkflow als Leuchtturmprojekt einer gelungenen Digitalisierung

Bereits 2018 – also zwei Jahre vor der gesetzlichen Verpflichtung in Baden-Württemberg – wechselte Langenargen auf das doppische Finanzwesen Infoma newsystem. Die volle Integration des Rechnungsworkflows in das Verfahren war daher eines der maßgeblichen Kriterien bei der getroffenen Entscheidung. So erhofften sich die Verantwortlichen vor allem eine Beschleunigung der Durchlaufzeiten sowie mehr Transparenz beim Zugriff auf die Belege – und damit auch weniger Mahnschreiben.

Einwohner: 7.500
Produkt: Finanzwesen

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Stadt Göttingen / Niedersachsen

Business Intelligence ersetzt Blick in die Glaskugel

Von der einfachen Budgetkontrolle über ein standardisiertes Berichtswesen bis hin zu konkreten Steuerungsmaßnahmen und maschinellen Hochrechnungen unterstützt in der Stadt Göttingen das BI die Informationsgewinnung einfach und effizient – und gibt dabei für zahlreiche Fragestellungen fundierte Antworten. Welche Mittel sind innerhalb des Budgets noch verfügbar, wie entwickeln sich die wichtigsten Erträge und Aufwendungen oder wie ist der Status bei den Investitionen sind nur einige davon.

Einwohner: 117.000
Produkt: Finanzwesen, Berichtswesen Plus und Business Intelligence

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Gemeindeverwaltung Hofbieber / Hessen

Per Quantensprung zum OZG

Ein nach eigenen Angaben „Quantensprung“ im Digitalisierungsprojekt fand durch die Umstellung auf Infoma statt. So konnte u.a. durch den Einsatz des elektronischen Rechnungsworkflows nicht nur die Rechnungsbearbeitung komplett auf digitale Füße gestellt werden. Vielmehr lassen sich nun auch die eRechnungsdaten aus jedem Format strukturiert aufbereiten, intelligent anreichern und durch inhaltliche Mehrwerte ergänzen, wie z. B. durch Vorschläge aus historischen Buchungsdaten für eine aktuelle Kontierung. Davon profitieren auch die Unternehmen. Aufgrund des vollautomatisierten Vorgangs sind die Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Zahlbarmachung deutlich schneller.

Einwohner: 6.078
Produkt: Finanzwesen, Berichtswesen Plus und Business Intelligence, eGovernment & Digitalisierung

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Stadt Geldern / Nordrhein-Westfalen

Entspannter Bescheidversand mit dem Infoma Versand Manager

Bis dato erwies sich in Geldern der manuelle Aufwand beim Bescheidversand als relativ hoch. Durch das Zusammenspiel des Fachmoduls Infoma Steuern und Abgaben mit der elektronischen Steuerakte und dem Versand Manager laufen die technischen Mechanismen nun vollautomatisiert im Hintergrund. Über 32.000 Steuerbescheide für Gewerbesteuer, Hundesteuer, Grundbesitzabgaben und Schmutzwasser hat die Stadt mittlerweile auf diese Weise verschickt – und so ihr vornehmliches Ziel des fristgerechten Versands sowie der Entlastung der Mitarbeiter:innen erreicht.

Einwohner: 34.956
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Stadt Fürth Gebäudewirtschaft (GWF) | Bayern

Browserbasierte Visualisierung von Plänen erleichtert Reinigungsmanagement

Bisher über Excel-Listen zusammengestellt und als Arbeitsplan weitergegeben, erfolgt die Darstellung der Reinigungsreviere nun visuell. Werden also beispielsweise die Reinigungsflächen für die Etage eines städtischen Gebäudes nach ihrer spezifischen Beschaffenheit gebraucht, erhalten die anfordernden Mitarbeiter:innen die Grafik mit den markierten Flächen aus dem entsprechenden Plan zur Kontrolle und Überarbeitung – Basis für die Zusammenstellung der Reviere.

Einwohner: 128.223
Produkt: Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement

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Gemeinde Hüttenberg / Hessen

Künstliche Intelligenz optimiert Rechnungsverarbeitungsprozess

Um die Mitarbeiter:innen von der Routineaufgabe der Kontierung zu entlasten, entwickelte die Gemeinde Hüttenberg die Abläufe in der Rechnungsverarbeitung stetig weiter. Automatisierte Prozesse sollten nur noch die sachliche und rechnerische Prüfung notwendig machen. Mit der Kombination von elektronischem Rechnungsworkflow und eRechnungs-Manager haben die Verantwortlichen ihr Ziel erreicht.

Einwohner: 10.817
Produkt: Finanzwesen, eGovernment & Digitalisierung

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Stadt Velen / Nordrhein-Westfalen

Moderne Software für den Bauhof

Wie die Mitarbeitenden des Bauhofs der Stadt Velen mit Hilfe des Moduls Mobile Datenerfassung ihren vielseitigen Arbeitsalltag erfolgreich meistern, sehen Sie in unserem Referenzkundenfilm.

Einwohner: 13.000
Produkt: Kommunale Betriebe

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Landkreis Leer | Niedersachsen

Projekt Finance 21: Innovativer Start in die digitale Verwaltung

Mit der Umwandlung der veralteten Finanzprozesse in moderne digitale Lösungen präsentiert sich der Landkreis Leer als handlungsfähige Verwaltung. Das Projekt „Finance 21“ ist Grundlage für die Einstufung des Finanzwesens als Modern Workplace. Für die weitere digitale Entwicklung ist so ein bedeutender Meilenstein gesetzt.

Einwohner: 171.126
Produkt: Finanzwesen, Liegenschafts- und Gebäudemanagement

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